Що таке накладна і для чого вона потрібна?

Накладна – це головний документ, використання якого є актуальним у процесі передачі товарно-матеріальних цінностей між продавцем і покупцем. Існує кілька типів накладних, з урахуванням особливостей оформлення, призначення та способу заповнення. В Україні товарно-транспортна накладна застосовується лише у процесі перевезення вантажу від однієї особи до іншої, самостійно або із залученням сторонніх організацій. Використання документа встановлено чинними Правилами №363, пунктом 11 України.

Основне призначення накладних:

• облік руху товарів та вантажів, а також іншої цінності;
• розрахунок за перевезення товару автомобільним транспортом (по автомобільних дорогах);
• підтвердження у тому, що товар перевезуть у встановлений период;
• визначення умов перевезення вантажу;
• фіксування відомостей про вартість вантажу;
• фіксування матеріалів про порядок розрахунку провізної оплати.

Товар, що перевозиться із використанням будь-якого виду транспорту, доповнюється встановленим списком документів. У разі зупинки транспортного засобу, який перевозить товар, співробітники ДПС має право запросити не лише права водія, а й накладну на вантаж. Цей документ є офіційним підтвердженням факту перевезення. У ньому міститься назва вантажу, підписи, ціна тощо. Обов'язково вказуються дані продавця, а також додаткові документи. Відсутність товарно-транспортної накладної ДНС вважає операцію фіктивною. Ця дія позбавляє платника податків права на визнання видатків та податкового кредиту з ПДВ.

Додатково, товарно-транспортна накладна використовується як:

• офіційної підстави для списання товарно-матеріальної цінності відправника вантажу;
• офіційної підстави для оприбуткування товарно-матеріальних цінностей у отримувача вантажу;
• обліку товарно-матеріальних цінностей у процесі транспортування вантажу;
• підтвердження транспортно-заготівельних витрат, що включаються до складу собівартості придбаних запасів;
• основи щодо розрахункових операцій між замовником і виконавцем.

У зазначених ситуаціях роль накладної ТТН є другорядною і на це є підстава. Це пов'язано з тим, що накладна виступає супровідним документом на вантаж під час перевезення. Основними даними у зазначених випадках виступають: видаткова накладна, акт виконаних робіт (наданих послуг), дорожній лист тощо.

Товарно-транспортна накладна виконує і податкову роль, зокрема:

• підтвердження реальності господарської операції;
• проведення документальної перевірки ДНР.

При вирішенні спірних ситуацій накладна обов'язкова.

Основні види накладних

Накладна - це основний документ, без якого неможливе транспортування матеріальних цінностей від однієї особи до іншої. З урахуванням форми товарно-матеріальних цінностей виділяють два основні типи документа:

• Товарна накладна - це ключовий документ, що має велику значущість для бухгалтерії, що відображає особливості товарно-матеріальних цінностей підприємства. Основне призначення – це оформлення операцій пов'язаних із передачею та отриманням вантажів будь-якого типу. У документі містяться розгорнуті дані про товарі, з включенням відомостей про відправника та самої організації. Додатково надаються дані про сорт, вказується кількість товару та другорядна інформація, заявлена у бланках. Кількість даних залежить від типу документа. Додатково зазначаються матеріально відповідальні особи. Нарешті, необхідно проставити загальну дату з доставки разом із товаром зі складу.
• Транспортна накладна - це головний документ, але дещо в іншому напрямку. Він використовується для транспортування вантажів різними видами транспорту. Накладна спрямована на врегулювання відносин між продавцем та отримувачем. Це офіційне підґрунтя для ведення торгових відносин. В організації процесу перевезення бере участь кілька осіб (перевізник, відправник та одержувач вантажу). Головне завдання документа – це оформлення та посвідчення договору перевезення вантажу, а також зазначення його цінності, форми та додаткових відомостей. Накладна надається відправником вантажу, для її оформлення використовуються спеціальні бланки. Вона супроводжує товар з його навантаження і до повної доставки товару в кінцевий пункт отримання. Документ підкріплює відносини між продавцем та покупцем.

При виборі типу документа враховується призначення вантажу та його транспортування. Значення має ціна та другорядні фактори.

Коли є обов'язковою ТТН?

Необхідність використання ТТН залежить від типу товару (ключову роль відіграє класифікація та ціна), особливостей транспортування та другорядних факторів:

• Покупець самостійно забирає товар у постачальника. У цій ситуації оформлення та видача видаткової накладної здійснюється на місці. Використання ТТН не вимагається, при самостійном заборі вантажів. У цій ситуації послуга з перевезення не потрібна. Водій виступає як представник покупця (тобто відправником вантажу), що виключає необхідність надання ТТН, досить видаткової накладної від постачальника. Призначення видаткової накладної полягає у посвідченні факту переходу права власності. У ній міститься найменування, продавець, покупець, загальна вартість та підписи сторін.
• Транспортування вантажу особистим транспортом. У цій ситуації потрібен лише договір оренди на автомобіль, який укладається між компанією та працівником-власником транспортного засобу, що використовується для доставки. Відправником вантажу виступає сама компанія, без залучення сторонніх служб. Використання ТТН обов'язково у інтересах організації. Документ містить найменування, кількість товарів, сам вантаж (технічні відомості тощо), а також вартість. Доставка товару здійснюється до складу із подальшим отриманням.
• Перевезення легковим автотранспортом. У цій ситуації товарно-транспортна накладна використовується в обов'язковому порядку, так само, як і у випадку з вантажними перевезеннями по дорогах. До неї вносять кінцеву дату прибуття вантажу, і навіть вартість. Усі транспортні засоби та способи перевезення товарів вказані у встановлених Правилах №363 України.
• Доставка кур'єрською службою. Операція оформлення товарно-транспортної накладної проводиться у процесі формування інших супровідних відомостей. Але ТТН перестав бути обов'язковим документом. Доставка товарів кур'єром не передбачає оформлення товарно-транспортної накладної. Вантаж надсилає продавець за встановленими документами, де вказується ціна. На цю дію вимоги, прописані в Правилах №363, не поширюються. Проте, поштовий оператор, який відповідає за доставку товарів та інших матеріалів, зобов'язаний входити до єдиного реєстру операторів поштового зв'язку.
• Постачальник та одержувач збігаються. Оформлення ТНН є обов'язковим, і мінімум у чотирьох екземплярах (використовуючи спеціальні бланки). Кількість документів залежить від учасників угоди, які беруть участь у передачі (покупець, продавець тощо). У ТНН вказується назва товару та сорт (за наявності), загальне найменування, ціна та інші дані. Додатково використовуються інші документи.
• Постачальник відповідає за перевезення. У разі при доставці товару оформляється окрема послуга, що має фіксовану вартість. Ціна розраховується з урахуванням часу у дорозі та інших відомостей. Оформлення товарно-транспортної накладної є обов'язковим. Це пов'язано з тим, що має місце факт надання послуга з перевезення вантажу постачальником і подальшого оповіщення покупця про прибуття.
• Постачальник відповідає за перевезення, а також вартість перевезення включена в загальну суму товару. У цій ситуації оформляється видаткова накладна, де вказується кількість вантажів. Окремо оформляти ТТН товару не потрібно. Але у разі залучення постачальником стороннього перевізника оформлення товарно-транспортної накладної обов'язкове.
• Доставкою займається перевізник разом із експедитором, вони відповідають за передачу товару у встановлену дату. У цій ситуації необхідно додати 5 екземпляр ТТН. Документ окремо оформляється для експедитора. Кожна сторона має отримати свій екземпляр.
• Доставка за декількома адресами. Оформлення ТТН обов'язково, у кожному документі вказується окрема адреса (включаючи час у дорозі, дату прибуття). Обов'язково оформляється доставка на кожну адресу з використанням окремих накладних. Їхній зміст ідентичний.
• Перевезення власними силами. У цій ситуації оформлення товарно-транспортних накладних на товар не потрібне. Достатньо видаткової накладної, де вказується кількість вантажів, сорт, ціна та інші відомості.

У разі виникнення питань, уточнити необхідність оформлення ТТН необхідно у встановлених Правилах. Ця дія виключить можливі проблеми, а також висловлювання претензій при передачі товару.

Чи замінює ТТН витратну накладну?

Витратна накладна – це документ, який є прямою підставою для проведення розрахунків, що здійснюються між контрагентами (продавцем та одержувачем), згідно з встановленим договором. Накладна не підтверджує оплату за ТМЦ, але у ній міститься ціна. У документі відсутня інформація про внесення вартості товару до каси чи особистий рахунок продавця через касу банку. Процедура оформлення спрощена і містить мінімальну кількість операцій. Форма накладної знаходиться на сайті продавця. Покупцеві необхідно заповнити всі бланки, додатково вивчивши обов'язковий зміст документа.

Головне призначення видаткової накладної – це облік витрати продукції всередині організації, де зазначено вартість, найменування та інші відомості. Форму документа встановлено. Після складання документа він передається перевізнику, а після доставки покупцю. Наприклад, це актуально при відпустці візків для продавців, товарів тощо. Витратна накладна зберігається складі, і навіть використовується під час підрахунку товарних залишків.

Витратна накладна - це документ, який виконує завдання всередині підприємства/організації та має певне найменування. Вона має обмежений функціонал та встановлений вигляд. Використання документа поза компанії неприпустимо. Накладна не передається перевізнику та покупцю і не входить до загальних товарно-транспортних відносин.

Товарна накладна також застосовується організаціями, але з метою документування відпустки продукції сторонньої підприємства. Документ має уніфіковану форму та містить основні дані про товар, включаючи його вид та особливості. Товарно-транспортна накладна складається мінімум у 2-х примірниках. Документ має такий зміст: відомості про постачальника та одержувача, дата оформлення, перелік продукції з включенням обсягу та вартість. У ТТН є прізвища посадових осіб, які відповідають за ведення господарської операції. Головне, після заповнення накладної на ній необхідно поставити печатку та підписи. Обов'язково вказується дата.

Замінити видаткову накладну товарною та навпаки, неприпустимо. Кожен документ виконує певну функцію та оформляється на товар чи іншу продукцію. ТТН використовується в процесі продажу, а видатковий документ застосовується тільки всередині підприємства.