Інвойс – що це простими словами

Торгівля на міжнародному рівні зобов'язує учасників надавати інформацію про товари та послуги у належному вигляді, а саме через такий платіжний документ як інвойс. Давайте докладно розберемося, що таке комерційний інвойс та які дані мають бути враховані документом. Деталі далі.

Що таке інвойс?

По суті инвойс - це розрахунково-платіжний документ, необхідний міжнародної торгівлі, саме для виставлення рахунки продавцем покупцю, і навіть ключовий діловий папір для митного оформлення товарів.

Для обох сторін угода інвойс означає таке:

• для продавця, що товар відвантажений, відповідно до затверджених умов постачання;
• для покупця, що в нього з'явилися зобов'язання сплатити отримані продукти відповідно до зазначених умов.

На підставі інвойсу підтверджується вартість товару, що декларується, розраховується ПДВ, що сплачуються імпортером, а також митні збори та мита. Також комерційний інвойс може виступати як накладна і бути посвідченням походження товару (згідно зі статтею 43 п. 5 Митного Кодексу України). Відповідно, правильне та безпомилкове заповнення документа гарантує швидке проходження митного контролю.

Що таке інвойс Україна?

Інвойс використовується у міжнародній практиці та є найважливішим елементом бухгалтерського контролю, у тому числі і на території України. Документ заповнюється двома мовами (українською та англійською одночасно), надається в оригіналі, з підписом та печаткою, хоча затвердженої форми інвойсу законодавством України не передбачено.

Цілі та призначення документа инвойс

Цілі інвойсу:

• Фіксація переліку експортованих товарів та їх вартості.
• Свідчення факту постачання певних матеріальних цінностей.
• Документація зобов'язань, виставлених покупцю, щодо оплати вантажу, відповідно до умов договору.
• Доказ походження товару.
• Отримання підстав для проходження митного контролю та сплати зборів.
• Впровадження однаковості звітної форми у міжнародній торговельній практиці.

Важливо! Якщо ви проігноруєте документ інвойсу або відправите його несвоєчасно, ризикуєте отримати штраф у розмірі до 100% від суми угоди. Причина санкцій – порушення валютного законодавства та правил митного контролю.

Форми інвойсу

Розрізняють дві форми інвойсу:

• Комерційний інвойс (рахунок-фактура), який можна назвати різновидом товаросупровідної документації для фактичної оплати товару та декларування експорту.
• Проформа інвойс (proforma invoice) або попередній рахунок на оплату, що виписується продавцем. У проформі вказуються дані про товар (кількість, вартість, ціна,), але в ній не виставляється вимога про оплату. Тому цей формат документа не є платіжним. Тоді, коли затверджується остаточна сума договору, оформляється комерційний інвойс.

Проформа інвойс виписується у таких випадках:

• під час продажу товару/послуги з часткової передоплати;
• під час продажу відвантаженого, але з реалізованого товару, і навпаки;
• при безоплатних операціях, таких як гуманітарна допомога, аукціонна діяльність, участь у виставках.

Приклад invoice: іноземний онлайн-бізнесмен замовив українському дизайнеру редизайн свого сайту. Оскільки робота вимагає серйозного попереднього аналізу, сторони не могли відразу домовитися про повну вартість та обсяг робіт. При цьому замовник готовий підтвердити своє бажання працювати з дизайнером: він надсилає заявку та переказ авансу (передоплати) у розмірі N доларів. Документ - підстава для передачі грошей для отримання послуги буде proforma invoice, яку надіслав дизайнер. Проформі не характерні наявність чіткої умови про оплату та строки виконання робіт. Тільки після того, як сторони затвердять усі нюанси угоди, вони оформлять підсумковий рахунок – комерційний інвойс.

Яку інформацію має містити інвойс?

Вкрай важливо дотриматися правильність заповнення інвойсу. Ось дані, які повинні бути обов'язково відображені в invoice:

• Дата складання;
• Номер документа;
• swift код (унікальний код ідентифікації);
• реквізити продавця/відправника (адреса, найменування організації або підприємців);
• реквізити покупця/одержувача;
• дата та номер контракту;
• список товарів;
• назва продукту, включаючи опис кожного виду, моделі та артикула;
• кількість одиниць товару чи перелік послуг;
• вага/маса;
• назва матеріалу;
• ціна за штуку вантажу;
• загальна вартість партії товару (суму інвойсу);
• код ТН ЗЕД;
• відомості про країну-виробника та країну-експортера (у разі, якщо вони відрізняються);
• інформація про країну-одержувача;
• мета експорту вантажу;
• термін зберігання (not for resale);
• податкову ставку ПДВ;
• найменування валюти, у якій проводитиметься розрахунок;
• умови постачання відповідно до Інкотермс 2010;
• підпис уповноваженої особи, яка фігурує в інвойсі;
• штамп/друк (за наявності).

Також документ повинен містити у собі реквізити банківського рахунку для оплати та термін платежу. Інвойс-фактура передбачає опис порядку передачі предмета угоди, умови якої покупець та продавець відобразили у договорі.

Важливо! Для оформлення документів не можна вдаватися до скорочень та виправлень. Invoice вимагає деталізації, особливо якщо йдеться про послуги: які роботи будуть здійснені, в якому обсязі, кількості, яка вартість одиниці (послуги загалом або години роботи). Некоректно зазначені дані можуть загальмувати процедуру митного оформлення. Будьте уважні.

Хто оформляє документ?

Інвойс заповнює сторону продавця товарів чи постачальника послуг. Правовий статус відправника може бути будь-яким: підприємства, індивідуальний підприємець, фізична особа. Покупцеві залишається лише прийняти документ та товар/послуги.

У документі допускається таке оформлення:

• на аркуші формату А4, а по можливості на фірмовому бланку компанії-відправника;
• від руки або у друкованому вигляді;
• на кожній сторінці має бути підпис відправника;
• незважаючи на наявність графи для друку, її може і не бути (оскільки з 2016 року юридичні особи звільнені від необхідності використовувати печатки/штампи).

Також доцільно вказати номер телефону, щоб у разі потреби зробити дзвінок та уточнити деталі.

Як вирушає комерційний інвойс?

Інвойси складаються та вирушають у 6-ти примірниках, з них один оригінал та п'ять копій.

Чому так багато? Кожен екземпляр має своє місце та призначення, а саме:

• один із документів вкладається всередину вантажу;
• відвантажувальний інвойс разом із транспортною накладною поміщається у спеціальну кишеньку для авіавідправлень;
• третій варіант залишається у відправника;
• четвертий вирушає покупцю;
• номер п'ятий та шостий мають залишитися у перевізника.

Якщо предмет договору (товар) вирушає над комерційної метою, то інвойсі потрібно уточнити причину переміщення. Потрібно прописати кількість та додати напис «Товари не для комерції. Оплата не потрібна», «Заміна шлюбу. Вартість вказана лише для митного оформлення» та інше.

Перевірка документа

Щоб уникнути ряду бюрократичних митних зволікань, складений вводі необхідно перевірити ще раз. Отже, на що слід звернути увагу:

• Наявність 6-ти інвойсів (1 оригінал +5 копій).
• Порядковий номер.
• Повноту опису параметрів. Товари мають бути детально описані. Документи повинні містити в собі ціну за одиницю, порядок оплати, включаючи загальну вартість продукції та валюту для розрахунків.
• банківські реквізити відправника.
• Наявність підпису відправника вантажу.

Як товаросупровідний документ інвойс є важливим елементом міжнародної торгівлі. Він містить у собі перелік важливих показників, включаючи ціну. Згідно з отриманим інвойсом, одержувач набуває зобов'язання на оплату, а відправник - гарантію оплати. Будьте уважні під час заповнення, перевіряйте кожен рядок, а в разі потреби звертайтеся до фахівців для підготовки інвойс.