Выберите страну
Украина
Выберите город
Выберите город
Выберите язык
Русский
menu.country.select-title
Выберите страну
Украина
Canada
España
México
Philippines
United States
Việt nam
Казахстан
Россия
Україна
menu.language.select-title
Выберите язык
Русский
Українська
Русский

Что такое накладная и для чего она нужна?

28.01.2022
929
7 минут

Накладная – это главный документ, использование которого актуально в процессе передачи товарно-материальных ценностей между продавцом и покупателем. Существует несколько типов накладных, с учетом особенностей оформления, назначения и способа заполнения. В Украине товарно-транспортная накладная применяется только в процессе перевозки груза от одного лица к другому, самостоятельно или с привлечением сторонних организаций. Использование документа установлено действующими Правилами №363, пунктом 11 Украины.

Что такое накладная и для чего она нужна?

Основное назначение накладных:

  • учет движения товаров и грузов, а также другой ценности;
  • расчет за перевозку товара автомобильным транспортом (по автомобильным дорогам);
  • подтверждение о том, что товар будет перевезен в установленный период;
  • определение условий перевозки груза;
  • фиксирование сведений о стоимости груза;
  • фиксирование материалов о порядке расчета провозной оплаты.

Товар, который перевозится с использованием любого вида транспорта, дополняется установленным списком документов. В случае остановки транспортного средства, которое перевозит товар, сотрудники ДПС имеет право запросить не только водительские права, но и накладную на груз. Этот документ является официальным подтверждением факта перевозки. В нем содержится название груза, подписи, цена и т.д. Обязательно указываются данные продавца, а также прикладываются дополнительные документы. Отсутствие товарно-транспортной накладной ДНС считает операцию фиктивной. Это действие лишает налогоплательщика права на признание расходов и налогового кредита по НДС.

Дополнительно, товарно-транспортная накладная используется в качестве:

  • официального основания для списания товарно-материальной ценности у отправителя груза;
  • официального основания для оприходования товарно-материальных ценностей у получателя груза;
  • учета товарно-материальных ценностей в процессе транспортировки груза;
  • подтверждения транспортно-заготовительных расходов, которые включаются в состав себестоимости приобретенных запасов;
  • основы для проведения расчетных операций между заказчиком и исполнителем.

В указанных ситуациях роль накладной ТТН второстепенна и на это есть основание. Это обусловлено тем, что накладная выступает сопроводительным документом на груз при перевозке. Основными данными в указанных случаях выступают: расходная накладная, акт выполненных работ (предоставленных услуг), путевой лист и т.д.

Товарно-транспортная накладная выполняет и налоговую роль, в частности:

  • подтверждение реальности хозяйственной операции;
  • проведение документальной проверки ДНС.

При решении спорных ситуаций, накладная обязательна.

Основные виды накладных

Накладная – это основной документ, без которого невозможна транспортировка материальных ценностей от одного лица к другому. С учетом формы товарно-материальных ценностей, выделяют два основных типа документа:

  • Товарная накладная – это ключевой документ, имеющий большую значимость для бухгалтерии, отражающий особенности товарно-материальных ценностей компании. Основное назначение – это оформление операций связанных с передачей и получением грузов любого типа. В документе содержатся развернутые данные о товаре, с включением сведений об отправителе и самой организации. Дополнительно предоставляются данные о сорте, указывается количество товара и второстепенная информация, заявленная в бланках. Количество сведений зависит от типа документа. Дополнительно указываются материально ответственные лица. Наконец, необходимо проставить общую дату по доставке вместе с товаром со склада.
  • Транспортная накладная – это главный документ, но несколько в другом направлении. Он используется для транспортировки грузов различными видами транспорта. Накладная направлена на урегулирование отношений между продавцом и получателем. Это официальное основание для ведения торговых отношений. В организации процесса перевозки участвует несколько лиц (перевозчик, отправитель и получатель груза). Главная задача документа – это оформление и удостоверение договора перевозки груза, а также указание его ценности, формы и дополнительных сведений. Накладная предоставляется отправителем груза, для ее оформления применяются специальные бланки. Она сопровождает товар с момента его погрузки и до полной доставки товара в конечный пункт получения. Документ подкрепляет отношения между продавцом и покупателем.

При выборе типа документа учитывается назначение груза и особенности его транспортировки. Значение имеет цена и второстепенные факторы.

Когда обязательна ТТН?

Необходимость использования ТТН зависит от типа товара (ключевую роль играет классификация и цена), особенностей транспортировки и второстепенных факторов:

  • Покупатель самостоятельно забирает товар у поставщика. В данной ситуации оформление и выдача расходной накладной осуществляется на месте. Использование ТТН не требуется, что обусловлено самостоятельным забором грузов. В данной ситуации услуга по перевозке не требуется. Водитель выступает в качестве представителя покупателя (т.е. грузоотправителем), что исключает необходимость предоставления ТТН, достаточно расходной накладной от поставщика. Назначение расходной накладной заключается в удостоверении факта перехода права собственности. В ней содержится наименование, продавец, покупатель, общая цена и подписи сторон.
  • Транспортировка груза личным транспортом. В данной ситуации требуется только договор аренды на автомобиль, который заключается между компанией и работником-владельцем транспортного средства, используемого для доставки. Грузоотправителем выступает сама компания, без привлечения сторонних служб. Использование ТТН обязательно в собственных интересах организации. Документ содержит наименование, количество товаров, сам груз (технические сведения и т.д.), а также стоимость. Доставка товара осуществляется до склада с последующим получением.
  • Перевозки легковым автомобильным транспортом. В данной ситуации товарно-транспортная накладная используется в обязательном порядке, ровно, как и в случае с грузовыми перевозками по дорогам. В нее вносят конечную дату прибытия груза, а также стоимость. Все транспортные средства и способы перевозки товаров указаны в установленных Правилах №363 Украины.
  • Доставка курьерской службой. Операция оформления товарно-транспортной накладной проводится в процессе формирования других сопроводительных сведений. Но ТТН не является обязательным документом. Доставка товаров курьером не предусматривает оформление товарно-транспортной накладной. Груз отправляет продавец по установленным документам, где указывается цена. На это действие, требования, прописанные в Правилах №363, не распространяется. Но, почтовый оператор отвечающий за доставку товаров и других материалов обязан входить в единый реестр операторов почтовой связи.
  • Поставщик и получатель совпадают. Оформление ТНН обязательно, и минимум в четырех экземпляра (используя специальные бланки). Количество документов зависит от участников сделки, которые участвуют в передаче (покупатель, продавец и т.д.). В ТНН указывается название товара и сорт (при наличии), общее наименование, цена и другие данные. Дополнительно используются иные документы.
  • Поставщик отвечает и за перевозку. В данном случае при доставке товара оформляется отдельная услуга, которая имеет фиксированную стоимость. Цена рассчитывается с учетом времени в пути и других сведений. Оформление товарно-транспортной накладной обязательно. Это обусловлено тем, что имеет место факт предоставления услуга по перевозке груза поставщиком и последующего оповещения покупателя о прибытии.
  • Поставщик отвечает и за перевозку, а также стоимость перевозки включена в общую сумму товара. В данной ситуации оформляется расходная накладная, где указывается количество грузов. Отдельно оформлять ТТН на товар не нужно. Но в случае привлечения поставщиком стороннего перевозчика, оформление товарно-транспортной накладной обязательно.
  • Доставкой занимается перевозчик вместе с экспедитором, они отвечают за передачу товара в установленную дату. В данной ситуации необходимо добавить 5-й экземпляр ТТН. Документ отдельно оформляется для экспедитора. Каждая сторона должна получить свой экземпляр.
  • Доставка по нескольким адресам. Оформление ТТН обязательно, в каждом документе указывается отдельный адрес (включая время в пути, дату прибытия). Обязательно оформляется доставка на каждый адрес с использованием отдельных накладных. Их содержание идентичное.
  • Перевозка собственными силами. В данной ситуации оформление товарно-транспортных накладных на товар не требуется. Достаточно расходной накладной, где указывается количество грузов, сорт, цена и прочие сведения.

При возникновении вопросов, уточнить необходимость оформления ТТН необходимо в установленных Правилах. Это действие исключит возможные проблемы, а также выражение претензий при передаче товара.

Заменяет ли ТТН расходную накладную?

Расходная накладная – это документ, выступающий прямым основанием для проведения расчетов, которые осуществляются между контрагентами (продавцом и получателем), согласно установленному договору. Накладная не подтверждает оплату за ТМЦ, но в ней содержится цена. В документе отсутствует информации о внесении стоимости товара в кассу или на личный счет продавца через кассу банка. Процедура оформления более упрощенная и содержит минимальное количество операций. Форма накладной находится на сайте продавца. Покупателю необходимо заполнить все бланки, дополнительно изучив обязательное содержание документа.

Главное назначение расходной накладной – это учет расхода продукции внутри организации, где указана цена, наименование и другие сведения. Форма документа установленная. После составления документа, он передается перевозчику, а после доставки покупателю. Например, это актуально при отпуске тележек для продавцов, товаров и т.д. Расходная накладная сохраняется на складе, а также используется при подсчете товарных остатков.

Расходная накладная - это документ, который выполняет задачи внутри предприятия/организации и имеет определенное наименование. Она имеет ограниченный функционал и установленный вид. Использование документа за пределами компании недопустимо. Накладная не передается перевозчику и покупателю и не входит в общие товарно-транспортные отношения.

Товарная накладная также широко применяется организациями, но с целью документирования отпуска продукции сторонней компании. Документ имеет унифицированную форму и содержит основные данные о товаре, включая его вид и особенности. Товарно-транспортная накладная составляется минимум в 2-х экземплярах. Документ имеет следующее содержание: сведения о поставщике и получателе, дата оформления, перечень продукции с включением объема и стоимость. В ТТН есть фамилии должностных лиц, которые несут полную ответственность за ведение хозяйственной операции. Главное, после заполнения накладной на ней необходимо поставить печать и подписи. Обязательно указывается дата.

Заменить расходную накладную товарной и наоборот, недопустимо. Каждый документ выполняет определенную функцию и оформляется на товар или другую продукцию. ТТН используется в процессе продажи, а расходный документ применим только внутри предприятия.

Статья была полезна
Популярные статьи
Другие разделы