Выберите страну
Украина
Выберите город
Выберите город
Выберите язык
Русский
menu.country.select-title
Выберите страну
Украина
Canada
España
México
Philippines
United States
Việt nam
Казахстан
Россия
Україна
menu.language.select-title
Выберите язык
Русский
Українська
Русский

Инвойс - что это простыми словами

28.01.2022
928
5 минут

Торговля на международном уровне обязывает участников предоставлять информацию о товарах и услугах в надлежащем виде, а именно посредством такого платежного документа как инвойс. Давайте подробно разберемся, что такое коммерческий инвойс и какие данные должны быть учтены документом. Подробности далее.

Инвойс - что это простыми словами

Что такое инвойс?

По своей сути инвойс - это расчетно-платежный документ, необходимый для международной торговли, а именно для выставления счета продавцом покупателю, а также ключевая деловая бумага для таможенного оформления товаров.

Для обеих сторон сделка инвойс означает следующее:

  • для продавца, что товар отгружен, согласно утвержденным условиям поставки;
  • для покупателя, что у него появились обязательства оплатить полученные продукты в соответствии с указанными условиями.

На основании инвойса подтверждается стоимость декларируемого товара, рассчитывается НДС, уплачиваемые импортером, а также таможенные сборы и пошлины. Также коммерческий инвойс может выступать в качестве накладной и быть удостоверением происхождения товара (согласно статье 43 п. 5 Таможенного Кодекса Украины). Соответственно, правильное и безошибочное заполнение документа гарантирует быстрое прохождение таможенного контроля.

Что такое инвойс Украина?

Инвойс используется в международной практике и является важнейшим элементом бухгалтерского контроля, в том числе и на территории Украины. Документ заполняется на двух языках (на украинском и английском одновременно), предоставляется в оригинале, с подписью и печатью, хотя утвержденной формы инвойса законодательством Украины не предусмотрено.

Цели и предназначение документа инвойс

Цели инвойса:

  1. Фиксация перечня экспортируемых товаров и их стоимости.
  2. Свидетельство факта поставки определенных материальных ценностей.
  3. Документация обязательств, выставленных покупателю, по оплате груза, согласно условиям договора.
  4. Доказательство происхождения товара.
  5. Получение основания для прохождения таможенного контроля и уплаты сборов.
  6. Внедрение единообразия отчетной формы в международной торговой практике.

Важно! Если вы проигнорируете документ инвойса или отправите его несвоевременно, то рискуете получить штраф в размере до 100 % от суммы сделки. Причина санкций - нарушение валютного законодательства и правил таможенного контроля.

Формы инвойса

Различают две формы инвойса:

  1. Коммерческий инвойс (счет-фактура), который можно назвать разновидностью товаросопроводительной документации для фактической оплаты товара и декларирования экспорта.
  2. Проформа инвойс (proforma invoice) или предварительный счет на оплату, который выписывается продавцом. В проформе указываются данные о поставляемом товаре (количество, стоимость, цена,), но в ней не выставляется требование об оплате. Поэтому данный формат документа не является платежным. Тогда когда утверждается окончательная сумма договора оформляется коммерческий инвойс.

Проформа инвойс выписывается в следующих случаях:

  • при продаже товара/услуги по частичной предоплате;
  • при продаже отгруженного, но не реализованного товара, и наоборот;
  • при безвозмездных операциях, таких ка гуманитарная помощь, аукционная деятельность, участие в выставках.

Пример invoice проформа: иностранный онлайн-бизнесмен заказал украинскому дизайнеру редизайн своего сайта. Так как работа требует серьезного предварительного анализа, стороны не могли сразу договориться о полной стоимости и объеме работ. При этом заказчик готов подтвердить свое желание работать с дизайнером: он отправляет заявку и перевод аванса (предоплаты) в размере N долларов. Документ - основание для передачи денег для получения услуги будет proforma invoice, которую прислал дизайнер. Проформе не характерны наличие четкого условия об оплате и сроках выполнения работ. Только после того, как стороны утвердят все нюансы сделки, они оформят итоговый счет — коммерческий инвойс.

Какую информацию должен содержать инвойс?

Крайне важно соблюсти правильность заполнения инвойса. Вот данные, которые должны быть в обязательном порядке отражены в invoice:

  • дата составления;
  • номер документа;
  • swift код (уникальный код идентификации);
  • реквизиты продавца/отправителя (адрес, наименование организации или предпринимателей);
  • реквизиты покупателя/получателя;
  • дата и номер контракта;
  • перечень товаров;
  • название продукта, включая описание каждого вида, модели, а также артикула;
  • количество единиц товара или перечень услуг;
  • вес/масса;
  • название материала;
  • цена за штуку груза;
  • общая стоимость отправляемой партии товара (сумму инвойса);
  • код ТН ВЭД;
  • сведения о стране-производителе и стране-экспортере (в то случае, если они отличаются);
  • информация о стране-получателя;
  • цель экспорта груза;
  • сроки хранения (not for resale);
  • налоговая ставка НДС;
  • наименование валюты, в которой будет производиться расчет;
  • условия поставки соответственно Инкотермс 2010;
  • подпись уполномоченного лица, которое фигурирует в инвойсе;
  • штамп/печать (при наличии).

Также документ должен содержать в себе реквизиты банковского счета для оплаты и срок платежа. Инвойс-фактура предполагает описание порядка передачи предмета сделки, условия которой покупатель и продавец отразили в договоре.

Важно! Для оформления документов нельзя прибегать к сокращениям и исправлениям. Invoice требует детализации, особенно если идет речь об услугах: какие работы будут произведены, в каком объеме, количестве, какова стоимость единицы (услуги в целом или часа работы). Данные, указанные некорректно, могут затормозить процедуру таможенного оформления. Будьте внимательны.

Кто оформляет документ?

Инвойс заполняет сторона продавца товаров или поставщика услуг. Правовой статус отправителя может быть любым: предприятия, индивидуальный предприниматель, физическое лицо. Покупателю остается лишь принять документ и товар/услуги.

В документе допускается следующее оформление:

  • на листе формата А4, а по возможности на фирменном бланке компании-отправителя;
  • от руки или в печатном виде;
  • на каждой странице должна быть подпись отправителя;
  • несмотря на наличие графы для печати, ее может и не быть (так как с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости использовать печати/штампы).

Также целесообразно указать номер телефона, чтобы в случае необходимости сделать звонок и уточнить детали.

Как отправляется коммерческий инвойс?

Инвойсы составляются и отправляются в 6-ти экземплярах, из них один оригинал и пять копий.

Почему так много? Каждый экземпляр имеет свое место и предназначение, а именно:

  • один из документов вкладывается внутрь груза;
  • отгрузочный инвойс вместе с транспортной накладной помещается в специальный кармашек для авиаотправлений;
  • третий вариант остается у отправителя;
  • четвертый отправляется покупателю;
  • номер пятый и шестой должны остаться у перевозчика.

Если предмет договора (товар) отправляется не с коммерческой целью, то в инвойсе нужно уточнить причину перемещения. Нужно прописать количество и добавить надпись «Товары не для коммерции. Оплата не требуется», «Замена брака. Стоимость указана только для таможенного оформления» и прочее.

Проверка документа

Что бы избежать ряда бюрократических таможенных проволочек, составленный invoice необходимо перепроверить. Итак, на что нужно обратить внимание:

  1. Наличие 6-ти инвойсов (1 оригинал +5 копий).
  2. Порядковый номер.
  3. Полноту описания характеристик. Товары должны быть детально описаны. Документы должны содержать в себе цену за единицу , порядок оплаты, включая общую стоимость продукции и валюту для расчетов.
  4. Банковские реквизиты отправителя.
  5. Наличие подписи грузоотправителя.

Как товаросопроводительный документ, инвойс является важным элементом международной торговли. Он содержит в себе перечень важных характеристик, включая цену. Согласно полученному инвойсу, получатель приобретает обязательство на оплату, а отправитель - гарантию оплаты. Будьте внимательны при заполнении, проверяйте каждую строчку, а в случае необходимости обращайтесь к специалистам для подготовки инвойс.

Статья была полезна
Популярные статьи
Другие разделы