Что такое накладная?
Все мы знаем про то, что у каждого магазина есть свои поставщики, которые привозят необходимый товар на точку. Давайте разберемся зачем нужно документальное сопровождение груза, какая информация содержится в документации, каких бывают видов и форм накладные.
Что такое накладная
Накладной называют документ, который сопровождает и подтверждает факт передачи ТМЦ между сторонами (продавец/заказчик). ТМЦ — это товарно-материальные ценности, которые могут быть товарами различного назначения.
Накладная относится к первичной документации. Они отвечают за финансовые транзакции и передачу товара.
Требуются не только для подтверждения расходов организации, но и для Федеральной Налоговой Службы. Накладную формы «торг-12» используют для получения вычета НДС (налога на добавленную стоимость товара), и для дальнейшего использования товарно-материальных ценностей.
Когда оформляется накладная
Любой товар не может быть передан заказчику со склада просто "на словах", для этого потребуется заполнить документы, скомплектовать груз и отправить в конечную точку. Поэтому, чтобы передать товар покупателю на законных основаниях, необходимо оформить накладную. Этап оформления накладной происходит со стороны продавца, бланк передается заказчику для проверки позиций.
Какие данные должна содержать накладная
На документе для отпуска ТМЦ фиксируется определенная информация, которая необходима для дальнейшего использования сторонами.
Содержание накладной:
Номер документа;
дата оформления;
наименование организации продавца и покупателя;
наименование, сорт (вид), количество, стоимость передаваемых товаров;
НДС;
подписи, печати и реквизиты сторон.
Если покупатель не может самостоятельно забрать груз и поставщик не доставляет, то привлекаются сторонние организации в роли перевозчика. При присутствии посредника в сделке, в первичной документации указывается информация о нем.
Виды накладных
Накладные могут быть разные, это будет напрямую зависеть от способа передачи груза.
Виды действующих накладных на территории России:
Товарная (форма торг-12) — здесь отображается приемка и погрузка товарно-материальных ценностей со склада. В таком случае груз доставляется продавцом или покупатель самостоятельно забирает его со склада.
Транспортная — этот вид оформляется, когда ТМЦ будут перевозиться при помощи любого вида транспорта (поездом, самолетом, грузовым судном или грузовым автомобилем). В такой накладной нет отдела о товарах, только факт доставки груза до места передачи.
Товарно-транспортная — этот документ оформляется при участии в сделке посредника, в роли перевозчика товарно-материальных ценностей. Документ регулирует права трех сторон — продавец, компания-перевозчик, заказчик.
Также помимо вышеперечисленных видов, бывают еще для передачи материалов/грузов на сторону — в свои филиалы или иную организацию, и требование-накладная — учет движения материалов на одном предприятии между отделениями.
Формы накладных
Сегодня постепенно выходят из оборота бумажные документы. Поэтому можно услышать про электронный документооборот.
Накладная может быть двух форм:
Бумажная — такая форма передается водителю при погрузке груза. Бумажную накладную распечатывают в двух экземплярах — на обоих подписываются стороны (продавец/покупатель) и одну форму возвращают обратно поставщику.
Электронная — гораздо упрощает оборот документов, быстро передается покупателю, не утеряется при транспортировке груза. Она оформляется в одном экземпляре, но двух файлах, проставляются электронные подписи обеими сторонами (продавец/покупатель).
Каждая из этих форм актуальна на сегодняшний день — с их помощью можно передавать товары, а продавцу также возмещать НДС в ФНС.
