Что такое инвойс?

В деловом общении часто используется слово «инвойс». Оно пришло к нам из международной торговли, но часто употребляется не по своему назначению. Разберемся, что собой представляет инвойс и как его используют.

Что такое инвойс?

Инвойс (invoice) — используемый при международных сделках вид счета, предоставляемого для оплаты поставленного товара. Его также называют требованием платежа, поэтому можно встретить другие названия документа: счет или инвойс-фактура. Его передача клиенту происходит вместе с заказом, в свою очередь у покупателя в этот момент возникает обязанность оплаты. Использование этих документов нужно, когда товар куплен на сайте и в случае оформления сделки лично.

Инвойс-фактура нужен:

• банкам — для обеспечения контроля за оборотом валюты и получения денег из-за рубежа;

• таможенной службе — для определения размера пошлин и налогов на товары;

• зарубежной бухгалтерии — в качестве первичной документации компании.

Поэтому при торговле между Россией и другими странами его выписывают в нескольких экземплярах. Многие считают, что этот документ является счетом-фактурой, но это не так. У них разное оформление, но сходное предназначение. Счет-фактура нужен для российской налоговой службы, его нужно выписывать даже в том случае, если покупателю будет выдан инвойс.

Зачем выдается инвойс?

Выдача инвойса — это требование оплаты от клиента. Этот документ нужен для подтверждения сделки и доказательства легальности полученной оплаты. Он выписывается как российскими, так и зарубежными компаниями, чтобы:

• зафиксировать стоимость товара для таможенной службы;

• удостоверить происхождение товара;

• выступить в роли товарной накладной.

Без инвойса сделка не пройдет валютный контроль, банк получит право заблокировать средства на счете, который участвовал в оплате. Кроме того, работа с иностранными контрагентами без инвойсов может привести к получению крупного штрафа — до 100% от суммы сделки.

Инвойс заполняется для всех экспортных отправлений. Если между сторонами сделки пересылаются документы общим весом более 5 килограмм, то этот документ также нужен. При этом можно не указывать стоимость, а заполнить проформа-инвойс. Классический вариант с требованием оплаты потребуется, если пересылка документации — завершающий этап сделки.

Первый кредит в месяце сентябрь - бесплатно!

Воспользуйтесь нашей системой подбора кредитов с бесплатной проверкой кредитного рейтинга!

Оформить

Как заполняется инвойс?

Нет строгого шаблона для составления инвойса, поэтому каждая фирма имеет право разработать для них собственные бланки. Готовят документ традиционно на английском или на языке заказчика, но для российской таможенной службы он нужен на русском. Поэтому инвойс обычно составляют сразу на двух языках. Исключение составляют случаи, когда отправка происходит в страны СНГ, где русский язык является одним из официальных и распространенных, например, при отправке в Молдову, Казахстан, Беларусь.

Если инвойс выставляет российская компания, то она делает это на русском и английском. При закупке партии товара из Китая, как правило, документ составляется на английском языке, а на русский его переводят представители компании-заказчика. Не обязательно приглашать для этого специалиста, достаточно, чтобы в организации был человек, который способен точно перевести инвойс, например, часто этим занимаются закупщики или бухгалтеры.

В тексте инвойса должны содержаться следующие сведения:

• дата его оформления и порядковый номер;

• общие сведения и контактную информацию получателя: его ФИО, индекс (или Zip-code), страна проживания, правовая форма компании и ее название, номер телефона, почтовый и юридический адрес;

• предмет сделки: описание товара или услуг — эта часть заполняется исходя из требований заказчика;

• детальное описание каждой позиции сделки — если это товар, нужно указать страну происхождения и ту, из которой он экспортируется;

• совокупная стоимость сделки в валюте заказчика;

• срок проведения платежа;

• реквизиты банковского счета компании-поставщика;

• описание условий поставки товара покупателю;

• подпись и печать исполнителя.

Обязанность заполнять инвойс ложится на ту сторону, которая оказывает услуги. Это может быть физическое лицо, предприниматель или компания с любой формой собственности. Статус заказчика также может быть любым. Для инвойса не важно, кем являются стороны сделки — эти нюансы отражаются в договоре.

Для описания услуг нужно следовать правилам:

1. Избегать неточных формулировок, общих фраз и сокращений. Нужно указывать конкретно, какая услуга будет оказана клиенту. Даже проформа-инвойс не может быть краткой, несмотря на то, что по ней оплата не проводится.

2. Проверяющим инвойс должно быть понятно, что получит клиент, в каком объеме и за что будет браться плата.

3. Формулировка в документе должна соответствовать той, что указана в договоре.

4. Обязательно нужно указать количество оказанных услуг и стоимость одной единицы.

5. Укажите, в каком виде будет передан заказчику готовый результат, если это возможно. Например, дизайнеры могут указать, что они перешлют работу в файле удобного для сторон формата.

В некоторых странах в инвойсе принято указывать стоимость часа работы специалиста, в этом случае нужно прописать стоимость 1 единицы и общее количество потраченного времени. Это не будет ошибкой даже в том случае, если в стране заказчика так не принято.

Если продавец — физическое лицо, то ему также потребуется заполнить документ на оплату. В нем достаточно поставить только подпись и ее расшифровку. Для предпринимателей и организаций обязательно проставляется печать продавца, подпись ответственного лица и ее расшифровка. Если в инвойсе несколько страниц, то визировать нужно каждую.

Правила описания товаров

По каждому товару нужна такая же конкретика, как и выставлении инвойсов на оплату услуг. Продавец должен указать в тексте документа:

• номер позиции в общем списке инвойса;

• наименование товара;

• артикул, если он имеется;

• страна производства;

• страна-импортер;

• номера и названия экспортных документов, если они имеются;

• назначение товара;

• серийные номера;

• порядковый номер по списку ТН ВЭД, если товар в нем есть;

• общее количество одного наименования;

• материал изготовления;

• тип упаковки;

• количество мест, задействованных для транспортировки;

• цена за одну штуку;

• общее число экспортируемых товаров.

Если количество товара определяется не в штуках, то необходимо указать единицы его измерения. Это важно указывать для весовой продукции и жидкостей.

Кроме перечисленных сведений, поставщик может указать дополнительные идентифицирующие данные о товаре. Сведения о количестве и стоимости должны совпадать с теми, которые указаны в основном договоре. Итоговая сумма должна быть указана в той же валюте, которая указана для расчетов по основному контракту.

Если у покупателя есть альтернатива, например, он не может исполнить свои обязательства в валюте договора, то в инвойсе можно указать расчет по изначальным договоренностям, а затем провести пересчет по определенному курсу. Поставщикам из России нужно при составлении документа использовать классификатор валют: ОК 014-2000.

Коммерческий инвойс, проформа-инвойс — что это?

Инвойсы бывают двух видов:

1. Коммерческие (invoice) — документ, сопровождающий товар и содержащий полные данные о нем, который является основным основанием для оплаты. Он используется, когда расчет с продавцом происходит после поставки товара, когда все условия контракта выполнены. Для экспортеров из России подготовка этого вида инвойса обязательна — ее требует Центробанк РФ для соблюдения условий валютного контроля. Коммерческий инвойс нужно в течение 15 дней представить в банк, чтобы подтвердить, что получение денег от зарубежного заказчика было легальным. При сумме до 200 000 рублей, достаточно подать инвойс и внести информацию о сделке в электронную форму отчета. При сумме от 6 000 000 рублей нужно представить договор. Если покупатель из России, то ему нужно регистрировать договор уже при сумме от 3 000 000 рублей, переведенной по инвойсу.

2. Проформа-инвойс (proforma invoice) — документ, являющийся предварительным счетом. Его выписывают, когда товары поставляются по предоплате или в тех случаях, когда окончательные условия сделки или величина оплаты по ней не согласованы. Proforma-invoice помогает доказать серьезность намерений, провести предоплату. Она отличается тем, что в ней не содержатся четкие условия, например, отсутствуют окончательные сроки исполнения работ, объемы поставок или оказанных услуг. В нее можно не включать даже требования по оплате, в этом случае проформа не будет содержать реквизиты продавца. После согласования сделки оформляется коммерческий инвойс.

Особые требования к некоторым товарам

Некоторые виды товаров требуют оформления более подробного инвойса — это защищает, как отправителя, так и получателя.

1. Механические часы — для них нужно указывать отдельно стоимость камней, гальванических элементов корпуса. Обычно их выносят в отдельный перечень (fill), расположенный под каждым товаром. Аналогичные требования есть для сложносоставных товаров. Закрепление документом подробных характеристик продукции позволяет снизить внимание к поставке таможенной службы и сократить вероятность того, что клиент потребует вернуть оплату из-за несовпадения характеристик.

2. Любые биологические образцы (вне зависимости от их происхождения) должны сопровождаться инвойсом с указанием причины отправки, способа транспортировки и хранения. Важно иметь разрешение на экспорт, копию нужно прикрепить к инвойсу, а в текст внести его номер.

3. Одежда и другие изделия из ткани — для них указываются данные о составе ткани, способе переплетения нитей, предназначении и прочая информация по поставке. Если покупателю пересылается демонстрационный образец, то в документе нужно закрепить его статус в описании, указать на запрет перепродажи (not for resale). Аналогичная информация должна быть на этикетке.

4. Химические вещества — важно указать на то, что их оборот не подлежит контролю по нормам TSCA. В инвойсе должны содержаться данные: состав, название, классификация и описание. Заполнение его важно для беспрепятственного прохождения таможни.

К особым товарам относят те, которые являются безвозмездными. Для таможенной службы нужно указать их цену и подробные данные — в зависимости от стоимости в разных странах могут взимать пошлину.

Заём на карту сегодня 29.09.2023

Сумма займа

i

Введите требуемую сумму займа для расчета

5000 ₽

100000 ₽

Срок займа

i

Укажите срок кредитования для расчета

5

30 дней

Вам доступен первый бесплатный займ! Деньги у вас уже через: 15m

Ваши данные надежно защищены

Получить деньги

Сумма займа

0 ₽

Срок кредитования

0 месяцев

Переплата*

i

Здесь указана средняя переплата по кредиту в день на основе данных кредиторов в России.

2 423 ₽

Нажимая на кнопку "Оформить", я даю свое согласие на обработку своих персональных данных, компании ООО "Финансо Рус", соглашаюсь с правилами работы сервиса, а также ознакомлен(а) со всеми документами, размещенными на Finanso®.

Развернуть