Что такое аванс
Аванс – слово с французского языка буквально переводится как «опережение». То есть авансовая выплата – это определенная сумма денег или часть материальных ценностей, которые оплачиваются наперед в счет зарплаты за выполнение трудовых или других обязательств.
Здесь главное не спутать аванс с задатком. Хотя эти термины имеют общие признаки, несут за собой разные юридические действия. Основное отличие задатка от аванса заключается в том, что исполнитель получивший задаток и не выполняющий взятые на себя обязательства обязан вернуть средства в том объеме, в котором получил или в двойном размере. Понятие аванса по юридическим законам такого правила не предусматривает. Более того, аванс выдается получателю исключительно для выполнения обязательства и не служит обеспечением трудового договора.
В законодательстве гражданского права аванс – это деньги, которые уплачиваются стороной трудового соглашения, что обязуется осуществить денежный платеж за первую половину месяца, но не позже момента фактического выполнения работы по договору.
Обязательно ли выплачивать сотрудникам аванс
Любой работодатель в любой отрасли обязан перечислять сотрудникам заработную плату не менее двух раз в месячный период. Независимо от системы начисления суммы оклада работник должен получить денежные средства за первую половину месяца, в том числе и за вторую половину месяца.
Согласно нормам трудового кодекса перечислять сумму зарплаты один раз в расчетный месяц является грубым нарушением законов России о труде. За такое нарушение работодатель получит соответствующее наказание. Даже невыплата при наличии согласия работников предприятия, не отменяет их права получать оклад дважды в месяц и не снимает ответственность с работодателя за не уплату аванса.
Также в оплате аванса важны следующие вопросы:
Требуется ли платить аванс работникам, которые совмещают несколько должностных обязанностей? Такой сотрудник имеет все права на получение заработной платы и соответственно аванса наравне с остальными сотрудниками. При этом перечисление аванса должно быть зафиксировано во внутреннем документообороте организации.
Положен ли аванс на расходы во время командировки? Работнику, которого отправляют в командировку организация обязана выдать аванс на транспортные и текущие расходы, необходимые за счет смены места пребывания и выполнения профессиональных обязанностей. Для получения аванса работник должен написать заявление. После этого, организация издает приказ о перечислении сотруднику денежных средств в виде аванса.
Какие нюансы получения неотработанного аванса? Аванс полученный в начале трудового месяца подлежит отработке. Однако бывает, что формально начисленная сумма отрабатывается частично. Тогда работодатель может удержать с сотрудника определенную часть аванса, но исключительно с его согласия.
В каком размере выплачивать аванс
Работодателями применяется различные варианты начисления аванса:
как определенный процент от зарплаты за один месяц (это может быть 40-50%), данный вариант самый распространенный, так как сотрудник каждый месяц получает примерно одинаковую сумму согласно рекомендациям Министерства труда;
аванс может начисляться фиксированной суммой независимо от заработной платы;
аванс начисляется от фактически отработанных смен/рабочего времени.
Два первых варианта начисления аванса кажутся идеальными для использования на практике. Во-первых, не нужно делать расчёт отработанного табельного времени, во-вторых, зарплата за первую половину месяца практически не меняется. Однако специалисты нашли некоторые сложности в фиксированном и процентном расчете аванса, которые могут возникнуть в процессе.
Часть заработной платы за первую половину месяца насчитывается исключительно за труд. Поэтому, в том случае, когда сотрудник уйдет на больничный или возьмет неоплачиваемый отпуск, выплаченный аванс придется удержать с последующей зарплаты.
Рассмотрим пример: если сотрудник получает оклад 30 000 рублей, то 25 числа он получит 15 000 рублей аванса (это 50% от зарплаты). Но в начале месяца он заболел и ушел на больничный, то есть из 21 дня сотрудник отработал всего несколько дней (пусть будет 5): 30 000 : 21 х 5 дней х 0,87 = 6 214 руб. Из расчета понятно, что вместо 15 000 рублей сотрудник должен получить 6 214 рублей, значит переплата составила 8 786 рублей. В этом случае НДФЛ удержать невозможно, поэтому бухгалтерия вычитает налог и перечисленный аванс со следующей зарплаты.
Из-за этих сложностей Министерство труда рекомендует пользоваться вариантом расчета авансовых выплат по фактически отработанному времени. Рассмотрим пример расчета аванса:
Необходимо посчитать сколько времени работник отработал на основании табеля: в нормальном и особом графике работы. Во втором случае подразумеваются совмещение нескольких должностей и работу в ночное время суток.
При расчете аванса нужно учесть доплаты и надбавки такие, как компенсационные выплаты, к которым можно отнести:
фиксированные надбавки за профессионализм, совмещение должностей, большой стаж работы или наставничество новых сотрудников;
проценты от зарплаты за опасные, вредные и тяжелые условия работы или за ночные смены.
Не учитывайте в аванс:
северные надбавки и районные коэффициенты, потому что эти доплаты начисляются на заработную плату;
за труд в праздничные и выходные дни, а также сверхурочную работу, так как их расчет возможен только в конце месяца;
вознаграждения в виде премий или другие поощрительные доплаты, а также надбавку к зарплате за объем продаж, потому что результаты ее подсчитываются за полный месяц или квартал;
социальную выплату и другую материальную помощь, не относящуюся к заработной плате.
Сделайте расчёт аванса по такой формуле: зарплату поделите на месячную норму рабочего времени, умножьте отработанное время по факту за первую половину месяца прибавьте доплаты, которые требуется учитывать, и умножьте на 0,87. При этом налог НДФЛ с аванса не удерживается, а только со второй части заработной платы. Поэтому в расчете используется специальный коэффициент, значение которого равно 0,87. Применяя его бухгалтер оставляет резерв для удержания НДФЛ, если работник вторую половину месяца будет на больничном.
Перечислите денежные средства и пометьте в бухгалтерском учете перечисление аванса.
Расчетный лист за выдачу аванса не составляется, а только при выдаче зарплаты, чтобы отразить полную информацию об ее составных частях. Если работодатель не выдал расчетный лист своему сотруднику, то это может повлечь наложением штрафных санкций согласно законам трудового кодекса.
Какая должна быть минимальная сумма аванса? Бывают ситуации, когда первые 15 дней месяца трудящийся отсутствует по каким-либо причинам на рабочем месте, поэтому по факту не работал. Тогда аванс этому сотруднику не полагается, что противоречит трудовому кодексу России об уплате зарплаты 2 раза в месяц. Чтобы соблюсти законы, которые содержит трудовой кодекс, пропишите в нормативных документах минимальный размер авансовой выплаты (он не должен быть меньше тарифной ставки).
Положена ли выплата работнику, который только принят на вакантную должность и какая сумма должна быть? Работник, который отработал хотя бы одну смену в расчетном периоде, имеет право на получение аванса. Для этого нужно правильно рассчитать сумму зарплаты за отработанные рабочие смены по факту. Рассмотрим пример: выплата аванса в компании осуществляется 15 числа, а сотрудница была принята на работу 14 числа с окладом в размере 44 000 рублей. Расчетный период этого месяца включает в себя 22 рабочих смены. К моменту перечисления аванса по факту было отработано две смены, что равняется 4 000 рублей. Такой аванс получит сотрудница на момент осуществления выплаты.
Определение суммы зарплаты для нового работника является спорным вопросом, поэтому лучше всего применять расчеты в соответствии отработанному времени.
Возможна ли выплата аванса большей суммой чем зарплата? В ситуации, когда трудящемуся требуется большая сумма авансового начисления, чем предусмотрено регламентом компании, законодательством не возбраняется выдать необходимые деньги. В дальнейшем эта сумма вычитается из заработной платы. Для получения такого аванса, работнику нужно написать заявление на имя директора предприятия.
Проводки авансовой выплаты
Законодательство позволяет выплачивать аванс следующими способами:
На карту любого банка. Обязательно необходимо верно указать назначение оплаты и месяц расчета. При этом делают 2 проводки: за перечисление средств и за банковскую комиссию.
Выплата наличными деньгами. Для этого требуется оформление Т-53 либо КО-2 кассового ордера.
Готовой продукцией. Такая выплата не должна превышать 20% от оклада. По бухгалтерскому учету оформляется передача продукции и делаются проводки, которые состоят из пяти этапов:
доход от продукции;
списание ее себестоимости;
начисление НДС;
прибыль от перечисления продукции за счет части оклада;
убыток от перечисления продукции за счет части оклада.
Сроки выплаты аванса, можно ли выдавать раньше срока?
Федеральная служба занятости и труда, а также Министерство социального развития рекомендует выплачивать зарплату 2 раза в месяц. Эти рекомендации не обязывают работодателей к установлению строгих сроков, поэтому руководители предприятий сами определяют даты выплаты. Однако, как говорилось ранее, интервалы между начислениями за первую половину месяца и за вторую не должны быть больше 15 дней. Это приводит к выводу, что проще всего разделить календарные дни ровно пополам: аванс должен перечисляться с 16 по 30 (31) число, а зарплата – с 1 по 15 число.
Какая это будет дата выбирать руководству предприятия, но только в этих диапазонах. Обратите внимание, чем лучше автоматизирован бухгалтерский учет и информационное взаимодействие внутренних служб предприятия, тем раньше возможно выплатить аванс и зарплату.
При этом, специалисты акцентируют внимание на следующие нюансы:
необязательно делить сумму оклада на две части, можно разделить зарплату на 3 и 4 части, выплачивая ее мелкими долями, но тогда логика определения дат должна быть другой;
при разрыве периода между датой выдачи зарплаты и аванса более 15 дней, сотрудники предприятия имеют все права подать жалобу за задержку выплаты, а также обратится в суд;
выбранные даты выплаты обязательно должны быть зафиксированы во внутренних нормативных документах предприятия.
Важно! В документах должно быть отмечено число, а никак не период выплат. Это должна быть конкретная дата, чтобы не нарушить требование трудового кодекса о периодичности выплаты заработной платы. Например: ошибкой будет записать в документации предприятия о выдаче суммы оклада с 5 по 10 число.
В случае, когда число выплаты совпадает с выходным днем или праздником, она должна быть совершена накануне.
Что будет, если перечислить аванс раньше граничных сроков в 15 дней? Тогда от авансового перечисления до зарплаты пройдет больше календарных дней, чем предусмотрено законодательством. В этом случае предприятие может получить наказание за нарушение порядка начисления заработной платы (если сотрудники организации напишут жалобу или подадут заявление в суд). Наказание, скорее всего, будет в виде штрафа.
Когда же лучше выплачивать аванс?
В выборе даты есть несколько важных для удобства начисления заработной платы для предприятия:
если выдавать аванс в пределах 15-18 числа, то вторую часть зарплаты нужно будет перечислить в начале месяца. Для крупных предприятий, такая ситуация будет проблематичной, так как бухгалтерия не успеет справиться со своей работой;
если перечислить аванс в последние дни месяца, неизбежно возникнут проблемы с налоговой.
Делая выводы, установим наиболее приемлемые даты для выплаты авансового платежа: от 20 до 28 числа. При этом, чем больше времени бухгалтерии нужно для того, чтобы сделать расчет выплат за отработанный месяц работникам предприятия, тем позже нужно делать выплату авансового платежа.
Также возможно определить разные дни выплат для разных подразделений предприятия, что позволит свободно планировать внутренние финансовые потоки: административной структуре – 25 числа, а обычным сотрудникам – 28 числа.
Авансовые выплаты для новых работников
Для новых сотрудников, установленная у работодателя система расчёта, может не подойти, так как он должен получить первую выплату не позднее 15 дней с момента поступления в ряды сотрудников предприятия. К примеру, если авансовые выплаты начисляются 25 числа, а зарплата 10, то пришедший в первую половину месяца сотрудник (5 числа) сможет получить деньги только 25 числа следующего месяца. Это и понятно, ведь он не работал в предыдущем расчетном периоде. Однако нарушение имеет место быть, так как с момента поступления на работу и первой оплатой пройдет 20 дней.
Таким образом, значение имеет дата принятия нового человека для выполнения работы, потому что нарушение будет, если сотрудник устроился в начале месяца. Чтобы обойти это затруднение не обязательно устанавливать сроки принятия людей на работу, достаточно делать выплату в то же время, что и остальным трудящимся.
Чтобы избежать нарушений, предлагается несколько вариантов решения этого вопроса (при условии, что аванс начисляется 25 числа, а заработная плата 10):
если новый работник приступил к выполнению профессиональных обязанностей 9 числа, то он сможет получить часть зарплаты десятого, затем 25 числа получит аванс с вычетом ранее полученной суммы, а в следующий месяц оставшуюся часть зарплаты;
если работник вступил в должность в период с 10 по 24 число, то он получит аванс за фактически отработанное время и зарплату в следующем месяце;
если работника приняли после 25 числа, то он сможет получить зарплату одним платежом 10 числа следующего месяца.
Ответственность за нарушение условий выплаты аванса
В случае, когда предприятие не выдает заработную плату за первые полмесяца – это значит, что его руководители нарушают законодательство. Согласно кодексу об административных нарушениях прав человека, такие действия подлежат наказанию в виде:
штрафных санкций для работодателя, который является частным предпринимателем, в размере от 1 000 до 5 000 рублей, а в случае неоднократного повторения – от 10 000 до 20 000 рублей;
штрафа для руководителя компании, в размере от 1 000 до 5 000 рублей, а в случае неоднократного повторения – от 10 000 до 20 000 рублей, а также дисквалификация предприятия на срок от 1 до 3 лет;
штрафа для юридического лица на сумму от 30 000 до 50 000 рублей, а в случае рецидива – от 50 000 до 70 000 рублей.
Эти суммы идут на счет государственного бюджета, однако сотрудники предприятий вправе потребовать себе компенсацию за причиненные неудобства из-за задержки зарплаты.
Если трудящийся по какой-либо причине не может получить оплату за первую половину месяца, то он может оформить доверенность. Чтобы оформить документ правильно, потребуется:
написать полномочия доверенного лица;
прописать полное имя сотрудника и доверенного лица в форме договора доверенности;
написать паспортные данные обеих сторон, а также их подписи;
заверить документ у нотариуса.
Что говорит ТК?
Трудовой Кодекс (ТК) – это главный документ, который регулирует взаимоотношения между работодателем и тем, кто выполняет работу. Однако авансовая выплата за полмесяца никаким образом не регламентируется в законодательстве, так как такой терминологии не существует. То что граждане России привыкли считать авансом и получкой в законодательных документах обозначают, как порядок выплаты зарплаты. Во внутренних актах любой компании этот порядок имеет строгое обоснование и подлежит беспрекословному следованию.
Найти ведомость о порядке начисления заработной платы за выполнение работы можно в:
коллективном трудовом договоре;
правилах распорядка предприятия;
индивидуальных соглашениях о выполнении работы;
во внутренних положениях компании.
Требование выплачивать зарплату несколько раз в месяц происходит из статьи номер 136 ТК России, но никто не запрещает компаниям делать расчет с работниками хоть ежедневно. Однако, как правило, предприятия предпочитают минимизировать хлопоты и делать выплаты, как рекомендовано ТК не менее двух раз в расчетный месяц.
