Как оформить сотрудника в ИП — процедура оформления, документы, ответственность работодателя

Зачем оформлять сотрудника в ИП официально и как это сделать? Что оптимальнее — ГПХ или трудовой договор? Есть ли ответственности за нарушения? Изучите пошаговую инструкцию процедуры оформления, а также вопрос временного сотрудничества и оформления на полставки.

Как оформлять человека в штат к ИП?

Бизнес растет, и у субъекта предпринимательской деятельности (ИП) возникает необходимость в работниках. Как определить людей в штат, чтобы избежать нарушений и ненужных расходов?

Есть  несколько способов оформления сотрудника. Это либо договор гражданско-правового типа (ГПХ), так и трудовой (ТД). Выбор соглашения зависит от того, как долго будет осуществляться сотрудничество, каким оно будет: разовым оказанием услуг или постоянной работой.

В случае неправильного оформления работодатель будет нести ответственность. Законом предусматривается не только штраф, но и лишение свободы на некоторый срок. Второй вариант наказания встречается довольно редко, только при очень серьезных нарушениях. Об этом надо помнить и проводить процедуру оформления с соблюдением всех требований.

Для индивидуальных предпринимателей действует упрощенный порядок оформления сотрудников, но и она подразумевает бумажную волокиту.

Почему оформление сотрудника должно быть официальным?

Довольно часто встречаются ситуации, когда сотрудничество осуществляется в устной форме, по договоренности. С одной стороны, это конечно удобно, но с другой — законодательством установлен определенный порядок регулирования трудовых отношений и его необходимо выполнять.

В документе между сторонами прописывается содержание работы или обязанностей, размер оплаты, срок окончания работ. Именно наличие корректно составленного договора помогает избежать конфликтов между сторонами и защитить их интересы

В случае обмана со стороны нанимателя работник имеет право обратиться с заявлением в госорганы и сообщить о неофициальном оформлении трудовых отношений.

Также, согласно налоговому законодательству и другим нормативам, с доходов необходимо уплачивать налоги и взносы. Уклонение от их уплаты также влечет за собой риск ответственности.

Что говорит закон об ответственности нанимателя

Нарушение норм трудового законодательства и незаключение договора, который регулирует отношения сторон, влечет за собой административную ответственность в виде штрафа.

Также существует налоговая ответственность. За уклонение от уплаты налогов и взносов индивидуальному предпринимателю назначается штраф в размере 40% от неуплаченной суммы. Этот вопрос регулируется ст. 122 — 123 Налогового кодекса Российской Федерации.

В некоторых случаях наступает и уголовная ответственность.

При неуплате сборов на сумму до 2 700 000 рублей в течение трех лет накладывается штраф от 100 до 300 тысяч рублей либо в размере заработной платы или других доходов за срок от 1 года до 3 лет. Также в качестве наказания может применяться арест сроком на полгода, принудительные работы сроком на три года или лишение свободы на такой же период.

Если же невыплаченная сумма составляет 13 500 000 рублей в течение того же срока, то сумма штрафа возрастает до 250 тысяч рублей и выше или в размере зарплаты за 18 месяц. Также могут применяться принудительные работы на три года или же лишение свободы на такой же период.

В ситуации, когда правонарушение совершается впервые, лицо, которое его совершило, освобождается от ответственности при условии, что задолженность будет выплачена в полной мере с учетом штрафа и пени.

Какой договор выбрать: трудовой или гражданский?

Выбор соглашения зависит от характера взаимодействия сторон. Если работник потребовался для единоразового выполнения услуги, то правильнее будет подписать гражданско-правовое соглашение. В документе необходимо указать точное описание оказываемой услуги, перечень необходимых действий, сроки выполнения, порядок передачи выполненных работ, а также порядок оплаты. В случае подписания договора ГПХ исполнитель обязан выполнить установленную услугу или работу, но контролировать его нельзя. Он вправе работать там, где хочет, когда хочет, если иное не предусматривается характером работ. В данном случае главное — качественный и своевременный результат.

В то время, как подписание трудового договора регламентирует и рабочий день сотрудника. Также подписание такого рода соглашения подразумевает, что сотрудничество будет длительным. В договоре прописывается график работы с соблюдением норм трудового законодательства. По договоренности сторон можно обсудить особенности рабочего места, дресс-код и другие нюансы, если это необходимо. За несоблюдение условий договора сторонами может возникать ответственность в порядке административного воздействия.

Во время налоговой проверки такой договор может быть преобразован в трудовой, а на работодателя будет наложен штраф с требованием оформить сотрудника с соблюдением всех требований закона. Сумма штрафа для индивидуального предпринимателя может составлять от 5 до 10 тысяч рублей. Также ИП обязан будет выплатить недостающие налоги и взносы.

Сколько сотрудников допускается оформить в ИП?

Количество сотрудников, которых можно устроить к индивидуальному предпринимателю, напрямую зависит от его налогового режима. Если ИП осуществляет свою деятельность на основе патента, то оформить можно не более 15 человек. В случае, когда предприниматель выбрал упрощенную систему налогообложения (УСН), то он вправе взять к себе на работу максимум 100 человек. А для тех, кто на ОСН (общий режим налогообложения), ограничений по количеству работников не установлено.

Можно ли работать в своем ИП?

Трудовые отношения базируются на положениях ТД, который заключается между сторонами. В данном случае ИП выступает и нанимателем, и работником. Письменное соглашение с самим собой — нонсенс Поэтому он не сможет платить себе зарплату и делать записи в трудовую книжку.

Какие обязанности есть у предпринимателя перед своими сотрудниками?

Согласно нормам права о труде и договору работника с нанимателем, ИП имеет перед наемными работниками ряд обязательств. Они заключаются в следующем:

• фиксация трудовых отношений в ТД;
• ознакомление с должностными обязанностями, приказом о назначении и внутренними регламентами, которыми сотрудник обязан руководствоваться в процессе своей деятельности. Ознакомление с данной информацией подтверждается подписью работника;
• ознакомление с нормами охраны труда на рабочем месте;
• обеспечение безопасности при совершении рабочей деятельности;
• предоставление материалов, инструментов и техники, необходимых для осуществления работы;
• своевременная выплата заработка, которая должна осуществляться не реже, чем 2 раза в месяц;
• выплата необходимых денежных компенсаций и других выплат, гарантированных законодательством и договором;
• перечисление страховых взносов за сотрудника в порядке, установленном нормативно-правовыми актами;
• удержание НДФЛ с зарплаты и отправление денежных средств в бюджет;
• подача необходимой отчетности в ИФНС и другие фонды;
• ведение кадровой документации в установленном порядке.

Как правильно оформить соискателя на работу в ИП?

Прежде, чем принимать кого-то на работу, предприниматель обязан подготовить и утвердить следующий перечень внутренних нормативных актов:

• ПВТР;
• положение об оплате;
• регламент по работе с ПД;
• разработка штатного расписания;
• документы об охране труда и так далее.

В ситуации, когда ИП отнесено к категории микропредприятий со штатом до 15 человек и применяется упрощенная процедура, в локальных документах нет необходимости. Тогда вся необходимая информация указывается в трудовом договоре.

Выяснить, относится ли ИП к микро предприятиям, можно в Едином реестре МСП. Для этого в строку поиска необходимо ввести идентификационный номер или ФИО ИП. Если он относится к данной категории, процедура оформления кандидата будет состоять из следующих действий:

• заполнение и подпись трудового договора с новым работником;
• оформление приказа о зачислении на должность;
• проставление записи в трудовой книжке (после 2021 г. в электронном виде);
• внесение сведений личные карточки;
• регистрация в ФСС при устройстве первого сотрудника.

Детальная инструкция оформления персонала в ИП

Каждый этап оформления нового сотрудника требует оформления определенной кадровой документации. Согласно действующему законодательству, работодатель вправе разрабатывать свои форму документов. Главное требование заключается только в том, чтобы в них отображалась необходимая информация. Что именно требуется указать, сказано в трудовом законодательстве. Но несмотря на это, специалисты рекомендуют использовать унифицированные формы, которые содержат готовые бланки требуемых документов.

Такие формы легко найти на любом бухгалтерском или правовом сервисе в интернете. Скачать их можно совершенно бесплатно. Чтобы найти требуемый документ, в поисковой строке следует ввести наименование документа и его код ОКУД, если таковой известен.

Далее предоставлена пошаговая инструкция — что делать, если вы решили набирать персонал на работу в ИП.

Составление штатного расписания

Если у индивидуального предпринимателя ранее не было работников, перед оформлением первого следует разработать штатное расписание. Данный документ содержит в себе информацию относительно кадровой структуры организации, а именно имеющихся должностей, заработной платы и списка сотрудников.

Штатное расписание компании должно содержать следующую информацию:

1. Наименование работодателя. В случае с  индивидуальным предпринимателем это полные фамилия, имя и отчество, а также код ОКПО. Данный номер присваивается ИП Росстатом, используя    регистрационные данные. Чтобы найти ОКПО, на офсайте Росстата в строке поиска введите свой идентификационный номер или ОГРНИП.
2. Структурные подразделения организации, если    таковые имеются. К примеру, юротдел, отдел рекламы и так далее.
3. Порядковый номер подразделения, который присваивается ИП на свое усмотрение.
4. Код предполагаемой должности, который можно найти в ОКЗ.
5. Количество сотрудников на определенной должности. Это число не всегда должно быть целым в случае, если планируется зачисление на должность на полставки.
6. Сумма оклада и планируемые надбавки. При формировании данных показателей необходимо учитывать, что сам оклад не должен быть меньше МРОТ, который установлен для региона местонахождения организации. 
7. Итоговая величина заработной платы.

Для того, чтобы штатное расписание приобрело статус локального акта, предприниматель издает приказ о его утверждении. Написать приказ можно в любой форме — каких-либо требований к оформлению нет.

Разработка и подпись трудового договора (ТД)

Для составления проекта трудового соглашения наниматель должен запросить у будущего сотрудника следующие документы:

• паспорт;
• страховой идентификатор СНИЛС. Если такого документа нет, то его надо получить в территориальном органе ПФР;
• идентификационный номер налогоплательщика;
• бумажную трудовую либо данные о трудовой деятельности СТД-Р.

Этот список документов является базовым. В некоторых обстоятельствах могут потребоваться и дополнительные. Например, документы о воинском учете, образовании, справка о несудимости и медицинская книжка.

Чтобы договор имел юридическую силу, в нем должна отображаться определенная информация. Исходя из этого, трудовое соглашение имеет список разделов, которые регулируют разные аспекты отношений между сотрудником и работодателем. В случае нарушения этих требований индивидуальному предпринимателю будет назначен штраф в размере до 10 тысяч рублей за каждого работника. Если нарушение осуществляется повторно, то сумма штрафа возрастает до 40 тысяч рублей за сотрудника, относительно которого допущено нарушение.

В трудовом соглашении обязательно указывается следующая информация:

• фамилия, имя и отчество сотрудника, данные паспорта;
• полное наименование индивидуального предпринимателя и его реквизиты;
• место и срок подписания договора;
• срок исполнения договора. Соглашение может быть заключено, как на конкретный период, так и быть бессрочным. В ситуации, когда договор срочный, необходимо указать причину установления срока;
• филиал, подразделение или головной офис. В случае, когда соискатель устраивается на работу в филиале компании, следует указать адрес и основного офиса, и места непосредственной трудовой деятельности;
• занимаемая сотрудником должность;
• срок начала трудовой деятельности;
• условия оплаты труда. В этом пункте следует прописать размер оклада и планируемые премиальные выплаты;
• порядок осуществления выплат. Указываются даты, в которые будет происходить выдача заработной платы. Также прописывается способ получения денег. При переводе зарплаты на карту следует указать ее реквизиты;
• распорядок работы и отдыха;
• если профессиональная деятельность предусматривает опасные / вредные условия, то в договоре необходимо обозначить соответствующие компенсации и гарантии;
• ОСС (обязательное соцстрахование);
• характер работы. В данном пункте указывает режим профдеятельности: в офисе или выездная;
• характеристика условий осуществления деятельности.

Неуказание какой-либо информации не влечет за собой утрату договором юридической силы. Но, если определенные данные не указаны, необходимо составить и подписать дополнительное соглашение. Это позволит избежать штрафов.

Очень часто возникает необходимость прописать в трудовом договоре вспомогательные условия. Они определяются по договоренности сторон и не должны ухудшать положение сотрудника.

Это может быть информация относительно:

1. Испытательного периода и условий его прохождения. Если такой пункт отсутствует, то считается, что работник сразу принят на указанный срок или бессрочно.
2. Улучшение условий быта. К примеру, работодатель может оплачивать жилье сотруднику или частично погашать расходы на его аренду.
3. Дополнительные обязанности работника, когда они не прописаны в должностной инструкции.

Трудовое соглашение может составляться работодателем самостоятельно или использоваться типовой бланк. ТД изготавливается в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами. Один экземпляр остается у работодателя, а вторая отдается кандидату. На подписание документа, согласно законодательству, предоставляется три дня после выхода сотрудника на работу. Также необходимо предоставить ему для ознакомления и подписания положение о неразглашении конфиденциальной информации и другие внутренние нормативные акты.

После визирования документов издается приказ о приеме на работу.

Оформление приказа о принятии на работу

Оформление приказа является обязательным требованием трудового законодательства во время принятия сотрудника на работу. Подготавливается документ по форме Т-1, номер ОКУД 0301001.

Проставление отметки в трудовой книжке

Запись в трудовой проставляется в том случае, когда у соискателя есть ее бумажный вариант. В 2021 году запись в трудовую книжку вносится только в том случае, если работник имеет ее бумажную версию и принял решение продолжить ее вести.

Вместо этого необходимо передать соответствующие данные в ПФР. Сейчас это принято называть ЭТК — электронной трудовой. По сути, так говорить неправильно, потому что никакой книжки не существует, а есть подача специального отчета. Несмотря на эту некорректность, название стало привычным для большинства работодателей и работающих.

Отчет составляется по форме СЗВ-ТД. Сведения подаются по каждому сотруднику и в случае любых кадровых изменений. Это может быть принятие в штат нового человека, его повышение или понижение в должности или расторжение трудовых отношений.

При оформлении на должность или при увольнении отчет подается не позже, чем на следующий день. В иных случаях отправление информации должно быть выполнено до 15 числа следующего месяца.

В случае, когда сотрудник желает продолжать вести трудовую книжку, в нее при трудоустройстве вносится соответствующая запись с соблюдением определенного ряда правил:

• запрещено применять сокращения и аббревиатуры;
• текст записывается исключительно в пределах формы. Выходить за границы нельзя;
• запрещается использование римских цифр;
• каждая запись имеет порядковый номер, и она проставляется напротив дня приема на работу, а не возле названия работодателя. Если в трудовой книжке больше нет чистых листов, следует вклеить вкладыш.

Когда ИП берет на работу человека с бумажной трудовой, ему необходимо начинать вести книгу учета бумажных книжек и своевременно записывать в нее актуальную информацию.

Приобрести такую книгу можно в магазинах канцелярских принадлежностей. После приобретения ее надо прошить, поставить пломбу и внести информацию о персонале.

Во время заполнения вносятся фамилия, имя и отчество сотрудника, данные его трудовой книжки или вкладыша к ней, регистрационные сведения распоряжения о приеме на работу и день трудоустройства.

После записей в трудовой книжке и сопутствующих документах следует добавить сведения в личную карточку принимаемого на должность.

Как заполнять личные карточки персонала (Т-2)

Личная карточка — это краткое отображение информации о человеке, с которым подписан трудовой договор. Документ содержит фамилию, имя, отчество работника, идентификатор налогоплательщика (ИНН), страховой номер СНИЛС, место и дата его рождения, информация об образовании и стаже трудовой деятельности.

Еще в Т-2, при необходимости, записывают сведения о составе семьи работника и его близких родственниках, информацию о владении иностранными языками, пройденных курсах повышения квалификации и полученном дополнительном профобразовании. Также в карточку вносятся записи о приеме на работу, кадровых изменениях и отпусках.

Согласно требованиям законодательства, личную карточку заполняет работодатель. Если во время проверки обнаружится ее отсутствие, индивидуальному предпринимателю будет назначен штраф в размере до 5 тысяч рублей. Этот вопрос регламентируется частью 1 статьи 5.27 КоАП Российской Федерации.

Заполнить карточку можно от руки, но в наше время компьютеризации данный документ составляется с помощью программы 1С. С ее помощью личную карточку можно сформировать автоматически, используя ранее внесенные данные о сотруднике. Но при этом некоторую информацию придется записывать вручную.

При оформлении карточку распечатывают, дают на подпись новому работнику и хранят уже в бумажном виде. Также после расторжения трудовых отношений ЛК должна храниться в архиве в течение пятидесяти лет. В связи с этим ее рекомендуется распечатывать на картоне или плотной бумаге, чтобы со временем текст оставался читабельным.

Т-2 содержит четыре страницы. На второй, третьей и четвертой страницах сотрудник должен расписаться, подтвердив верность данных. На второй странице подпись ставится при приеме на работу, на третьей — при кадровых изменениях, а на четвертой — при расторжении трудового договора.

Оформление сотрудника на 1/2 ставки

В законодательных актах такой формат сотрудничества носит название неполного рабочего времени. Это могут быть как сокращенная рабочая неделя, так и неполный день.

Процесс зачисления работника на 1/2 ставки осуществляется по тому же алгоритму, что и обычный прием на работу. Отличие в том, что в трудовом договоре и в приказе о приеме следует уточнить график, по которому сотрудник будет выполнять свои трудовые обязанности. Если раб. день не превышает четырех часов, то допускается отсутствие перерыва на обед. Но этот момент тоже следует прописать в трудовом договоре, чтобы в дальнейшем избежать вопросов и недопонимания. Также в соглашении необходимо указать, что зарплата будет рассчитываться в соответствии с количеством отработанных часов.

Временное трудоустройство

Как уже говорилось выше, трудовые договоры могут подписываться как бессрочно, так и на определенный период.

Расторжение бессрочного трудового соглашения может осуществляться по решению сотрудника либо работодателя. Срочный же договор действует до наступления конкретной даты или определенного события. Именно по этому договору проходит оформление временного сотрудничества между нанимателем и работником.

Согласно требованиям норм трудового законодательства, временный договор может заключаться на период до пяти лет. Если по истечению указанного срока ни одна из сторон не проявила намерений по его расторжению, соглашение автоматически становится бессрочным.

Регистрация в фондах

Индивидуальный предприниматель при наборе на работу новых сотрудников должен зарегистрировать их в пенсионном фонде, а также в фондах медицинского и соц. страхования.

В ПФР отдельно осуществлять регистрацию не надо. Фонд регистрирует ИП самостоятельно на основании информации, полученной от налоговой инспекции. А о новых сотрудниках индивидуальный предприниматель сообщает с помощью соответствующих отчетов.

В ФОМС регистрироваться тоже нет необходимости. Как и в первом случае, фонд получает необходимые данные от налогового органа и присылает ИП письмо.

А вот в ФСС необходимо зарегистрироваться и индивидуальному предпринимателю, и его работникам. Это надо осуществить в течение 30 дней с момента оформления нового сотрудника. Если регистрацию не выполнить в течение 90 дней, то предпринимателю будет грозить штраф в размере 5 тысяч рублей. В ситуации, когда нарушение не будет исправлено в течение этого срока, размер штрафа увеличится до 10 тысяч рублей.

Зарегистрироваться в ФСС можно через портал госуслуг, а также переслать документы по почте или предоставить лично.

Для регистрации нового сотрудника требуется выполнить следующие действия:

• составить заявление;
• подготовить копии паспорта индивидуального предпринимателя и трудовой книжки, если таковая имеется;
• отправить пакет документов в ФСС.

После проведения регистрации индивидуальный предприниматель получит письмо с номером. Его надо будет вписывать в документах об уплате взносов.

Выводы

Оформление трудовых отношений между индивидуальным предпринимателем и сотрудником четко регламентировано законодательством Российской Федерации. Также нормативно-правовыми актами устанавливается и ответственность ИП за невыполнение установленных требований. Так за сотрудничество без документального оформления и уклонение от уплаты налогов и сборов индивидуальному предпринимателю будет грозить как административная и налоговая ответственность, так и уголовная, если сумма нанесенного ущерба достигнет крупных или особо крупных размеров. Вплоть до лишения свободы сроком на три года или принудительных работ.

Поэтому, чтобы избежать санкций со стороны государства, любое сотрудничество необходимо подкреплять договорами. Это может быть, как договор ГПХ, так и трудовой. Первый вариант договорных отношений имеет место в том случае, когда речь идет о разовой услуге. Если же планируется длительное сотрудничество, то следует заключать трудовой договор. Надо напомнить, что, если работодатель вместо трудового соглашения заключает договор ГПХ с целью уменьшить налоговую нагрузку, это расценивается как правонарушение и влечет за собой ответственность. На ИП накладывается штраф в размере от 5 до 10 тысяч рублей за каждого неправильно оформленного сотрудника.

Допустимое количество оформленных сотрудников зависит от выбранной системы налогообложения. При наличии патента действует ограничение в количестве 15 человек. Предприниматели на УСН могут оформить в штат до 100 сотрудников, а те, кто работает на ОСН, не имеют ограничений по количеству работников.

Процедура оформления нового сотрудника строго регламентируется законодательством и состоит из следующих этапов:

Разработка штатного расписания. Оформление и подписание трудового договора. Издание приказа о принятии в штат. Фиксация трудоустройства в ЭТК (бумажной ТД). Заполнение личной карточки работника. Регистрация в государственных фондах.

Зачисление сотрудника на полставки или временно осуществляется в том же порядке. Отличие заключается только во внесении в трудовой договор необходимой информации о графике работы и сроках сотрудничества соответственно.

Часто задаваемые вопросы