Как выставить счет на оплату от ИП — форма, правила заполнения, пример документа

Счет на оплату – специальный финансовый документ, используемый в своей работе предпринимателями различных рангов. Зачастую счет на оплату является дополнительным документом к письменному договору. Но никто не мешает выписать его в форме самостоятельного документа.

Благодаря данному документу у покупателя есть все законные основания произвести оплату товара или услуги. Счет бывает предоплатным и постоплатным.

Содержание и назначение документа

Счет на оплату – документ, который выставляет продавец (исполнитель) покупателю, чтобы последний произвел оплату заранее обговоренной суммы за услуги или товары, которые предоставляет исполнитель. В обязательном порядке этот документ включает платежные реквизиты продавца.

Индивидуальный предприниматель имеет право затребовать перечисление средств на свой расчетный счет у любых лиц, как физических, так и юридических.

Обязательные компоненты счета на оплату:

• дата составления и номер счета;
• реквизиты продавца (полное наименование ИП или организации, полный адрес компании, ИНН, КПП);
• реквизиты покупателя (полное наименование ИП или ООО, полный адрес, ИНН, КПП);
• детальная информация о товарах или услугах, их цена за единицу и количество;
• итоговая сумма проплаты;
• платежные реквизиты продавца (номер расчетного счета);
• дата выставления счета.

Рассмотрение случаев, когда ИП выставляет счет на оплату

На законодательном уровне данный документ не является обязательным в бухгалтерском учете. Следовательно, нет и установленной формы заполнения счета на оплату от ИП. Основную цель, которую  он преследует – уведомление покупателя о проведении платежа. Также в документе четко прописан размер платежа, что позволяет избежать каких-либо конфликтов в процессе перевода суммы за товар или услугу.

Но в деловой среде постоянно случаются ситуации, когда без выставления счета-оплаты просто физически не обойтись:

1. Когда между индивидуальным предпринимателем и организацией нет заключенного первичного договора.
2. Когда в первичном договоре не зафиксирован размер платежа.
3. Когда первичный договор заключен, но в его состав включен пункт о необходимости составления счетов.
4. Когда контрагент произвел предоплату.
5. Когда операция относится к специальному виду деятельности.

В других ситуациях в процессе перевода средств требуется ориентироваться на первичный договор, акты, накладные.

В целом заполнить счет-оплату не так сложно, требуется лишь аккуратность и предельная внимательность. Небольшие вопросы обычно возникают при указании НДС.

Иногда выставленный счет к оплате становится офертой, если в нем указаны все условия сотрудничества. После оплаты он приобретает статус юридического подтверждения сделки между сторонами. В подобных ситуациях стороны обходятся без заключения первичного договора.

Пример корректного заполнения счета-оплаты

Таблицей ниже показан конкретный пример правильного заполнения всех необходимых реквизитов:

В случае, когда счет подписывает не сам ИП лично, а его доверенное лицо, необходимо дописать реквизиты доверенности, подтверждающей его полномочия. Дополнительно указываются должность физического лица, его ФИО и расшифровка подписи.

Правила оформления счета на оплату

Как таковых строгих требований к правилам оформления документа не существует. Но по традиции информацию в документе располагают последовательно (сверху вниз) в следующем порядке:

• в самом верху (шапке) указывают личные данные исполнителя и заказчика;
• затем следуют банковские реквизиты;
• затем требуется вписать № документа и дату его подписания;
• далее опять дублируются личные данные исполнителя и заказчика;
• после вписываются в полном объеме товары или услуги, предоставляемые исполнителем;
• если товар/сделка предоставляется с учетом НДС, то именно в этом месте требуется это обозначить;
• и в самом конце документа заказчик (продавец) ставит подпись и указывает свои личные данные.

О сроках проведения платежа

Проведение оплаты регулируется датой, указанной в документе на оплату, или в первичном договоре. Транзакция должна осуществиться не позднее этой даты. У исполнителя нет права менять условия предстоящей сделки, а также нет возможности принудительно расторгнуть ее до окончания срока договоренности.

В редких случаях в реквизиты продавца закрадывается ошибка, например, перепутана буквально всего одна цифра в расчетном счете. Тогда необходимо в кратчайшие сроки уведомить об этом поставщика в письменной форме. Данная процедура пролонгирует срок действия документа.

А как правильно выставить счет на оплату от ИП физическому лицу?

Физические лица – полноправные участники деловых сделок, поэтому достаточно часто они выступают в роли потребителя товаров/услуг. В таких ситуациях предприниматель выставляет счет ФЛ. На законодательном уровне нет никаких запретов. Форма заполнения счета на оплату также немного упрощается. Достаточно указать фамилию, имя, отчество и адрес физлица. Обратившись в удобный банк, физическое лицо безналичным переводом на указанные реквизиты оплачивает счет, выставленный в документе.

А как правильно выставить счет с учетом НДС?

НДС – налог на добавленную стоимость. Данную позицию требуется выделить в итоговой сумме. Вот простой пример: общая сумма к оплате 200 000 рублей, в том числе НДС(20%) – 33 333 р. 33 к. Подобное выделение не является жестким требованием, но в дальнейшей калькуляции этот шаг поможет избежать непредвиденных ошибок в расчетах. Также специалисты бухгалтерского учета настоятельно рекомендуют прописывать итоговую сумму оплаты текстом.

Зачастую, когда требуется указать информацию про НДС, гораздо удобнее использовать специальный бухгалтерский документ – счет-фактуру. Бланк этого документа был разработан и утвержден Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 №1137.

Счет-фактура выставляется, когда произведена отгрузка товара, выполнены все обозначенные услуги/работы, получена предоплата. Документ удостоверяет факт проплаты НДС. Благодаря счету-фактуре налоговая инспекция с легкостью контролирует:

• у исполнителя – размер суммы НДС к начислению;
• у заказчика – размер суммы НДС к возмещению.

Главные ошибки, возникающие при выставлении счета

Вот перечень фундаментальных ошибок, которые допускают предприниматели при заполнении счета на оплату:

• отсутствие расшифровок подписей одной из сторон;
• счет выставлен позже 5 дней со дня оказания услуги или отгрузки товара;
• на экземплярах документов исполнителя и заказчика стоят разные даты;
• счет не был оформлен в период, который был заявлен к вычету НДС;
• некорректно оформлен один из элементов бланка.

Рассмотрим отличия счета от ИП и счета от организации

Индивидуальный предприниматель визирует счет на оплату самостоятельно, либо это делает его уполномоченный представитель. Юридическое лицо, когда заполняет счет на оплату, указывает в качестве заказчика полное название организации, а визирует его, как правило, руководитель и главный бухгалтер.

Также надо учесть тот факт, что ИП не имеет внутренней информации для заполнения поля «КПП», поэтому в документе поле «КПП» остается пустым или там проставляется число 0.

Какой документ оформляется раньше – первичный договор или счет на оплату?

Как водится, деловые сделки происходят в следующей последовательности:

1. Имея однонаправленные интересы, продавец и покупатель сталкиваются друг с другом. Обсуждают детали предстоящего сотрудничества и заключают договор.
2. Продавец (исполнитель) выставляет счет на оплату и отправляет его покупателю (заказчику). Документ может быть составлен в электронном виде или на бумаге. Существует множество компьютерных программ, позволяющих оперативно формировать различные бухгалтерские документы.
3. Заказчик получает счет на оплату, внимательно проверяет всю информацию, производит оплату и уведомляет об этом исполнителя.
4. На завершающем этапе происходит оказание услуг или поставка оговоренного продукта.

Иногда оплата по условиям договора выполняется после исполнения описанных обязательств (постоплата); в этом случае п.3 и п.4 меняются местами.

В каких случаях можно прибегнуть к договору-счету

В деловой среде распространены случаи заключения сделок без заключения официального многостраничного соглашения. В ГК статье №434 оговаривается возможность сторон заключать договор в произвольном виде. Исключения составляют отдельные подвиды договоров, которые должны иметь заданную форму. Например, договор займа между сторонами (гражданами) на сумму свыше 10 000 рублей или договор добровольного страхования имущества граждан и др.

Счет-договор – это бухгалтерский документ, который объединяет классический договор и счет в одной письменной форме. Визуальное оформление практически идентичное счету на оплату. Дополнительно вписываются основные условия сотрудничества. Вписывают их обычно между таблицей и подписью. Преимуществом счета-договора является тот факт, что можно прописать абсолютно любые положения, которые стороны посчитают существенными.

Часто задаваемые вопросы