Что такое счет-фактура, есть ли ответственность за его отсутствие

Это документ, который подтверждает факт отгрузки определенного товара или предоставления услуги с указанием ее стоимости. Счет-фактуру направляет продавец покупателю после полного приема вторым услуг или товаров. Также сторонами вправе выступать работник / подрядчик и заказчик в зависимости от того, что выступает объектом торговли или сервиса.

Значение счета-фактуры для контрагентов

Налоговый закон закрепляет обязанность выписывать счет-фактуру исполнителем либо продавцом, когда он выступает плательщиком НДС. Составление документа осуществляется по установленной форме, которая может быть как письменной, так и цифровой. Сч.-фактура — это первичный документ, являющийся основанием, чтобы потребитель вычел суммы НДС, предоставленные контрагентом. Вопрос применения счета-фактуры заранее обсуждается между сторонами сделки.

Соглашение о неиспользовании счета-фактуры

Документ используется исключительно для отчетности в налоговом органе с целью ведения учета НДС. В ситуации, когда предприниматель, который обязан выплачивать НДС, сотрудничает с контрагентами, которые НДС не уплачивают, их договорные отношения могут регулироваться соглашением о непредоставлении счета-фактуры. Этот факт возникает в связи с тем, что контрагенты действуют в рамках специальных налоговых режимов или освобождены от уплаты НДС согласно налоговому законодательству. Можно сделать вывод, что счет-фактура — основание, которое передается исполнителем заказчику для подтверждения факта исполнения работ или сумм выплаченных НДС для дальнейшего его вычета.

Необходимые реквизиты

Сведения, позволяющие идентифицировать счета-фактуры определены нормами Налогового кодекса. В документе указываются следующие параметры:

• номер и дата выдачи;
• название, адрес и налоговые номера сторон;
• название и местоположение отправителя и получателя;
• No платежки, если имели место авансовые выплаты или платежи в счет планируемых поступлений: названия товара и его единицы измерения;
• численность (объем) товаров (услуг) с указанием единицы измерения;
• стоимость единицы товара или услуги без учета налоговых начислений и с учетом таковых, если применяются государственные программы регулирования тарифов с учетом налоговых начислений;
• общая ценность отправленных предметов или предоставленных услуг;
• сумма акцизных сборов, если того требуют отгруженные товары;
• ставка по налоговым начислениям;
• сумма налоговых начислений, которая предъявляется клиенту или заказчику на основании установленных ставок;
• общая ценность товаров или услуг с учетом налоговых начислений;
• государство производства;
• No таможенной декларации;
• 13 и 14 позиции используются только в случае, если страной производства товара выступает иностранное государство.

Ошибки при составлении

При выявлении ошибок они подлежат исправлению той стороной сделки, которая составляла документ:

1. Неверное указание названия продавца (исполнителя) или покупателя (заказчика). Наименование должно вплоть до буквы и точки соответствовать тому, которое указывается в уставных документах контрагента. Необходимо также следить за недопущением ошибок в ИНН.
2. Указание названия товаров без упоминания артикула и необходимых спецификаций.
3. Ошибки при подсчете стоимости товара или услуги.
4. Ошибки при фиксировании ставок НДС.
5. Ошибки при расчете суммы налоговых начислений.
6. Неуказание валюты и ошибки в ее коде.

Как правильно проводить корректировку?

Процедура корректировки направлена на исправление ошибок с целью восстановления корректности данных и дальнейшего расчета итоговой суммы налогов. Изменения вносятся во все экземпляры документа. Один принадлежит продавцу, а второй — покупателю. Внесенные правки удостоверяются подписью и печатью руководителя. Вместо руководителя это может сделать любое другое уполномоченное лицо с соответствующими правами. Подпись главного бухгалтера в данном случае не требуется. Необходимо указывать дату внесения изменений. Данные, которые внесены с ошибкой, необходимо зачеркнуть, в свободном поле написать правильные и поставить отметку «исправлено».

Действия получателя счета-фактуры с исправлениями После получения исправленного счета-фактуры получатель должен указать соответствующие исправления в книге покупок. Это связано с тем, что изначально туда были внесены некорректные данные. Для это используется чистый лист из книги. Он должен соответствовать текущему налоговому периоду. Во время внесения корректировок делается запись об аннулировании счета-фактуры и определяется сумма покупок, которые осуществлялись до правок, чтобы определить значение, соответствующее удаленному счету. Так формируется корректная сумма, которая соответствует реальным данным.

Счет-фактура в электронной форме

В соответствии с требованиями законодательства отправка счета-фактуры может проводиться в электронной форме. Это необходимо сделать, воспользовавшись услугами оператора электронного документооборота, на бланке, установленном налоговой службой.
 
С 01.07.2021 действует новый бланк счета-фактуры, в том числе корректировочного — ПП РФ от 02.04.2021 No 534. Обновление бланка вызвано внедрением системы прослеживаемости товаров. Использовать новую форму обязаны все налогоплательщики, даже, если объекты торговли не включены в эту систему. Электронная форма документов считается оригиналом так же, как и версия на бумаге. Для получения такого статуса счет-фактура удостоверяется цифровой электронной подписью руководства предприятия или других уполномоченных на то лиц.

Виды счетов-фактур

Выделяют два вида. Это стандартный и авансовый счета-фактуры.

Стандартный счет-фактура

Составляется продавцом или исполнителем в случае передачи товаров или предоставления услуг. Выдается в случае оплаты в полном объеме после отгрузки поставляемого товара или предоставления услуги. Срок составления документа не должен превышать пяти календарных дней.
Данная форма также применяется при возврате товара поставщику.

Авансовый счет-фактура

Составляется в случае внесения предоплаты за планируемые поставки товаров или предоставления услуг. В документе отсутствует информация об отправителях грузов и получателях. Также не указываются данные относительно численности объектов или услуг, стоимости и единиц измерения. А вот информация о платежках указывается обязательно.

Налог на добавленную стоимость

Начисление НДС осуществляется при оплате сделки покупателем. Счет-фактура рассматривается, как подтверждение исполнения операции. Данный факт регистрируется в специальной книге покупок. В дальнейшем, на основании информации, которая указана в счет-фактуре, заполняется декларация.

Но бывают случаи, когда НДС не начисляется. Это могут быть ситуации, когда имеет место упрощенный режим налогообложения. Несмотря на это многие покупатели просят предоставить счет-фактуру даже если НДС не будет указан. В этой ситуации в документе указывается, что НДС не начисляется. Это поле в счете-фактуре надо оставлять незаполненным.

При указании некорректных данных, при проверке выписывается штраф или начисляется стандартная ставка величиной 18-20%.

Когда счет-фактура не требуется?

Составления сч.-фактуры не требуется, когда:

• сделка не облагается НДС;
• стороны договора работают в рамках специальных систем налогообложения;
• продажа товара и оказание услуг физическим лицам осуществляется за наличные;
• передача товара или оказание услуг проходит бесплатно.

Ответственность, если счет-фактура отсутствует

Когда счет-фактура не предоставляется на протяжении пяти календарных дней, продавцу начисляется штраф. Сумма штрафа зависит от количества кварталов, на протяжении которых продавец не использовал документ. При этом количество счетов-фактур значения не имеет. При совершении правонарушения в течение одного налогового периода нарушителю грозит штраф в размере 10 тысяч рублей. Если нарушения допускались в течение нескольких налоговых периодов, то размер штрафа возрастает до 30 тысяч рублей.

В ситуации, когда отсутствие счетов-фактур повлекло за собой снижение базы для начисления налоговых выплат, наступает ответственность в виде штрафа, размер которого будет составлять 20% от суммы невнесенных налоговых платежей. При этом он не будет превышать 40 тысяч рублей. Начисление штрафа может осуществляться на протяжении трех лет после завершения квартала, в котором было допущено нарушение. За отсутствие документа наказание несет продавец. Ответственность для покупателя наступает, когда он, при отсутствии счета-фактуры, укажет к вычету НДС.

Как составлять счет на оплату от ИП?

Счет на оплату оформляет продавец (исполнитель) с указанием необходимой информации для совершения платежа.

Форма счета

Когда контрагентом выступает ИП, счет не является обязательным документом. Он составляет по предварительному соглашению сторон.
Документ содержит следующие разделы:

• название документа и его дата;
• реквизиты получателя;
• название, основные коды, адрес и телефон сторон договора;
• данные об услуге и товаре. Как правило, раздел имеет вид таблицы, в которой указываются наименование, количество и цена товара либо услуг. В конце таблицы прописывается общая сумма и количество;
• подпись и печать сторон договора.

Документ подписывают руководитель, главный бухгалтер со стороны юридического лица и непосредственно ИП.

Как указывать стоимость?

Указывая стоимость, необходимо учитывать два нюанса. Первый момент заключается в том, что НДС может как отсутствовать, так и входить в цену. В ситуации, когда ИП осуществляет свою деятельность в рамках специального налогового режима, НДС не указывается. Тогда в итоговой стоимости следует указать «без НДС». Те, кто платит НДС, включают его в цену. В этой ситуации его следует выделить. Второй нюанс в том, что при указании суммы только цифрами могут допускаться ошибки. Чтобы их исключить, рекомендуется добавлять указание суммы прописью.

Выводы

Счет-фактура — документ, доказывающий отправку товаров / предоставление услуг. Характерный признак применения счета-фактуры заключается в том, что он используется, когда продавецили исполнитель услуг выступает плательщиком НДС. На основании этого документа налогоплательщик в дальнейшем может заявить о налоговых льготах. Поэтому сч.-фактура используется исключительно для учета данного вида налога.

Стороны договорных отношений могут заключить соглашение о неиспользовании счета-фактуры. Чтобы счет-фактура имел юридическую силу, он должен содержать всю информацию о реквизитах участников сделки и о характере продаваемого товара (оказываемых услугах). Это требование установлено законодательством. Также документ не должен иметь существенных ошибок, которые приведут к некорректности подсчетов. Помимо бумажной формы документа допускается электронная. Особенность заключается в том, что отправлять ее можно только с помощью специализированных сервисов, разрешенных налоговой службой.

Счета-фактуры бывают двух видов: стандартные и авансовые. Стандартный выписывается в момент полной передачи товаров либо оказания услуг, а авансовый — когда вносится предоплата в счет будущих поставок / оказания услуг. Начисление НДС осуществляется при оплате сделки покупателем, а счет-фактура выступает подтверждением исполнения договорных условий. Документ требуется не всегда. Он не нужен, когда:

• сделка не облагается НДС;
• стороны договора работают в рамках специальных систем налогообложения;
• продажа товара и оказание услуг физическим лицам осуществляется за наличные;
• передача товара или оказание услуг проходит бесплатно.

Если передача счета-фактуры не выполняется в течение пяти календарных дней, то при проверке на продавца будет наложен штраф. Его размер зависит от количества выявленных нарушений. В ситуации, когда продавцом выступает индивидуальный предприниматель, счет не является обязательным документом, но может составляться по обоюдной договоренности сторон. При этом следует обратить внимание на два нюанса:

• суммы, написанные цифрами, дублировать прописью;
• если НДС не начисляет, то в графе итоговой сумму надо сделать отметку «без НДС». 

Часто задаваемые вопросы